Trondheim kommune samler inn og behandler personopplysninger på innbyggere og ansatte til mange ulike formål i forbindelse med utøvelse av offentlig myndighet:

• ytelse av kommunale tjenester
• saksbehandling
• administrasjon
• bestilling av varer og tjenester
• føring av regnskap
• kvalitetssikring
• internkontroll
• adgangskontroll og sikkerhetstiltak
• ivaretakelse av arbeidsgiveransvaret
• med flere

Noen sentrale definisjoner

Personopplysninger

En personopplysning er enhver opplysning som kan knyttes til en fysisk person.

Noen personopplysninger er definert som “særlige kategorier av personopplysninger” (også kalt sensitive personopplysninger). Disse har et særlig vern etter loven:

• Helseopplysninger
• Genetiske opplysninger
• Biometriske opplysninger med formål å entydig identifisere en fysisk person
• opplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse
• opplysninger om politisk oppfatning
• opplysninger om religion
• opplysninger om filosofisk overbevisning
• opplysninger om fagforeningsmedlemskap
• opplysninger om seksuelle forhold og seksuell legning

Behandling av personopplysninger

I praksis er behandling av personopplysninger enhver bruk av personopplysninger. Trondheim kommune behandler personopplysninger på mange ulike måter, som f.eks. innsamling/registrering, lesing, korrigering, lagring, arkivering og sletting.

Den registrerte

Den fysiske person som det behandles personopplysninger om, kalles i personvernforordningen for “den registrerte”. I praksis kan det bety deg.

Behandlingsansvarlig

Trondheim kommune er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger der kommunen selv bestemmer formålet med behandlingen av opplysningene og de virkemidlene som benyttes til dette.

Trondheim kommune kan behandle personopplysninger når det foreligger et lovlig grunnlag for det

Personvernforordningen artikkel 6 viser til følgende lovlige grunnlag for behandling av personopplysninger:

• den registrerte har samtykket til behandlingen
• behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med den registrerte
• behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse
• behandlingen er nødvendig for å verne den registrertes eller en annen persons vitale interesser
• behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet
• behandlingen er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern

Behandling av særlige kategorier av personopplysninger krever at det i tillegg finnes et særlig rettsgrunnlag i personvernforordningen artikkel 9.

Det er mange lover som regulerer kommunens behandling av personopplysninger, blant annet EUs personvernforordning, personopplysningsloven, kommuneloven, forvaltningsloven, helselovgivning, opplæringsloven og annet regelverk.

Trondheim kommune må i hvert enkelt tilfelle vurdere om det finnes et lovlig grunnlag for å behandle personopplysningene. Opplysningene skal ikke behandles lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. Tidspunkt for sletting skal vurderes konkret.

Fra hvilke kilder får Trondheim kommune personopplysninger?

• Trondheim kommune innhenter personopplysninger fra den det gjelder i forbindelse med ytelse av kommunale tjenester.
• I forbindelse med ytelse av kommunale tjenester kan Trondheim kommune få opplysninger fra andre personer, som foreldre, pårørende, verger og så videre.
• Trondheim kommune får også personopplysninger fra andre, som offentlige registre som f.eks. Folkeregisteret, andre kommuner, helseforetak, private sykehus og andre private virksomheter og offentlige myndigheter.
• På enkelte steder har Trondheim kommune kameraovervåkning. Bildene som tas er også personopplysninger.
• Jobbsøkere og ansatte gir personopplysninger om seg selv til Trondheim kommune for å kunne delta i en rekrutteringsprosess og utføre arbeid. Personvernerklæring for kommunens ansatte ligger på kommunens intranett.
• Trondheim kommune samler inn og bruker informasjon om brukere av kommunens nettsted og digitale publikumstjenester. 

Opplysninger kan bli utlevert som følge av begjæring om innsyn etter offentlighetsloven, men taushetsbelagte opplysninger vil da holdes tilbake. Ellers kan personopplysninger bli utlevert til klageorganer i forbindelse med klagebehandling.

Slik blir dine personopplysninger beskyttet

Trondheim kommune har etablert tekniske og organisatoriske tiltak for å ivareta personvernet ditt. All behandling av personopplysninger skal registreres i en behandlingsprotokoll.

Taushetsplikt

Alle som utfører arbeid eller tjeneste for Trondheim kommune har lovpålagt taushetsplikt. Taushetsplikten gjelder også mellom ansatte. Personopplysninger skal kun være tilgjengelig for de som har tjenstlig behov.

Brudd på personopplysningssikkerheten

Trondheim kommune vil gi deg beskjed om sikkerhetsbrudd som innebærer risiko for dine rettigheter.

Dine rettigheter ved behandling av personopplysninger:

Du rett til å spørre om:

• innsyn i hvilke personopplysninger Trondheim kommune behandler om deg, og hvordan de behandles
• korrigering av dine personopplysninger dersom de er uriktige
• sletting av dine personopplysninger
• begrensning i behandlingen av dine personopplysninger

Du har også

• rett til å protestere på hvordan Trondheim kommune behandler dine personopplysninger

Du skal få svar på din henvendelse innen en måned.

Kontaktinformasjon Trondheim kommune

Dersom henvendelsen ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger/sensitive opplysninger, kan du sende henvendelsen på e-post til .

Hvis det er mulig, oppgi navn på enhet eller kommunalt virksomhetsområde.

Alternativt kan du sende henvendelse i posten til
Trondheim kommune
(navn på enhet)
Postboks 2300 Torgarden
7004 Trondheim

Klageadgang

Dersom du etter å ha vært i kontakt med behandlende enhet, fremdeles mener at Trondheim kommune ikke behandler dine personopplysninger i samsvar med gjeldende lovgivning, bør du ta kontakt med personvernombudet i Trondheim kommune.

Personvernombudet har som oppgave å informere ansatte ved Trondheim kommune om de forpliktelser og ansvar som virksomheten har etter personvernlovgivningen. Personvernombudet skal ivareta personverninteressene til alle som Trondheim kommune behandler personopplysninger på og har en uavhengig stilling i sin rolle som ombud.

Dersom henvendelse din ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger/sensitive opplysninger, når du personvernombudet på e-post: .

Alternativt kan du ta kontakt med personvernombudet per post på adresse:
Trondheim kommune
Personvernombudet
Postboks 2300 Torgarden
7004 Trondheim

Du har rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener at Trondheim kommune ikke behandler dine personopplysninger i samsvar med loven.

Personvernombud i Trondheim kommune

Mona Trøen, telefon 46 54 65 50.
E-post: