Innkjøpsrådgiver

Ting de fleste trenger

Hvert år kjøper kommunen varer og tjenester for rundt 5,4 milliarder kroner. Store deler av innkjøpene skjer gjennom faste leverings- eller rammeavtaler. Flere av disse avtalene er det Kåre og kollegene hans som har ansvar for.

- Innkjøpstjenesten inngår rammeavtalene som alle enhetene i kommunen bruker. De avtalene som handler om ting som de fleste trenger. Kontorrekvisita, mat, arbeidstøy, drivstoff, biler eller forsikring. Vi legger til rette for en enkel innkjøpshverdag for kolleger rundt om i organisasjonen, forteller Kåre.

Et møysommelig arbeid

Kommunen er en stor kunde, og de fleste anskaffelser skal ut på anbud. Det gjør det mulig for ulike leverandører å konkurrere om innkjøpsavtalene. Kåre og kollegene skriver konkurransegrunnlagene, og følger opp kommunens fagsystem som brukes når konkurransene gjennomføres. Det er et møysommelig arbeid som krever øye for detaljer.

- De valgene jeg tar når jeg lyser ut en konkurranse, skal kommunen leve med de fire årene rammeavtalen varer. Da er det viktig å kunne tenke strategisk og langsiktig, og å kunne vurdere risiko. Hvis du gjør de og de valgene - hvordan slår det ut? Dette gir mange juridiske problemstillinger. Det er få svar med to streker under, forteller Kåre.

Advokatmat

I en anbudskonkurranse kåres det ofte bare én vinner. Mange ganger står det om en del penger for deltakerne. De som ikke når helt opp, prøver ofte saken for Klageorgan for Offentlige Anskaffelser, eller for retten.

- Vi får stort sett alltid klager fra de som blir innstilt som nummer to. Når vi tildeler en kontrakt går det gjerne fem minutter, så kommer innsynskravene. Så går det fem nye minutter, så kommer klagen. Vi regner alltid med to uker med klager og innsyn. Dette blir det mer og mer av, og mer bruk av advokater.

Når du vet at arbeidet ditt vil bli gått etter i sømmene, er det fort gjort å bli litt opptatt av detaljer.

- Det kan jo være vi har gjort feil, og vi må alltid sjekke. Det er lett å bli en kontrollfrik i denne jobben. Vi er veldig opptatte av det som står i tilbudene fra de ulike leverandørene, og vi tar ikke lett på oppgaven det er å velge en vinner.

Innkjøp til to hundre millioner

Avtalene Kåre og kollegene er involvert i, kan handle om alt fra laserprintere til en pris på rundt 200 000 kroner, til leasingavtaler i 200 millionersklassen.

- Nå for tiden jobber jeg med innkjøpsavtale for elektroniske dørlåser. Det er et produkt som for eksempel Trygghetspatruljen kan ha god nytte av. En eLås forenkler arbeidsdagen, da ansatte kan bruke kode eller chip, og dermed slippe å dra innom kontoret for å hente nøkler hele tiden, forteller innkjøpsrådgiveren.

Må vite hva brukeren trenger

Kåre inngår også mange avtaler på vegne av ulike enheter i kommunen. Han er opptatt av å involvere dem som skal bruke produktene.

- Det er ikke så lett for oss å vite hva brukerne trenger. Derfor samarbeider vi veldig mye med veldig mange rundt om i kommunen. Det liker jeg!

Bør være litt nerd

For å trives i jobben som innkjøpsrådgiver, trekker Kåre frem flere egenskaper.

- Man må være glad i folk, og motiveres av å legge til rette for at andre skal ha en effektiv arbeidshverdag. Målet vårt er at kollegene våre skal tenke minst mulig på innkjøp. Så bør man også være litt nerd, være glad i detaljer og flink til å formulere seg presist og tydelig, sier han.

Risikerer bøter

Kåre vektlegger også evne til å se potensielle, langsiktige konsekvenser av ulike valg man tar, og å kunne vurdere risiko.

- I denne jobben må man kunne forberede seg på hva man kan få av spørsmål knyttet til ulike valg som tas. Hva kan leverandørene klage på ved utformingen av anbudet? Vi kan få opp til 15 prosent av anskaffelsens verdi i bot, pluss søksmål, hvis vi gjør prosedyrefeil, eller noe som viser seg å være ulovlig.

Legger til rette for mer etiske og miljøvennlige valg

Kommunen er en stor innkjøper. Derfor kan anbudene være med og påvirke markedsutviklingen i en mer etisk og klima- og miljøvennlig retning.

- Trondheim kommune har hatt fokus på lønn og arbeidsvilkår veldig lenge. Så var vi også tidlig ute med å vektlegge miljøfaktorer i anskaffelsene våre. Med årene har vi fått egne miljørådgivere som hjelper oss med miljøkravene, forteller Kåre.

Innkjøpstjenesten legger til rette for at kommunen tar bedre valg, men har ikke ansvar for at dette skjer. Her ser Kåre et behov for at noen får et mer overordnet ansvar og tar de store avgjørelsene om kommunens innkjøp.

- Om vi for eksempel inngår avtale på leasing av kun elbil, så betyr det at enheter som ønsker å lease noe annet enn elbil, må inngå andre avtaler på egen hånd. Derfor burde styring av enhetene skje på andre måter enn via avtalene. Kommunedirektøren har vedtatt en godkjennelsesordning som gjør at enhetene må søke og få det godkjent dersom de vil skaffe seg et fossilt kjøretøy. Dette bør gjelde også for andre innkjøp som ikke samsvarer med kommunens overordnede strategier.

Sparer kollegene for tidsbruk

Kåre forteller at han blir spesielt motivert av at jobben han gjør, kan bidra til at andre får en enklere arbeidshverdag.

- Det er noe av det jeg liker best med jobben. Å bidra til at andre får mer tid til å fokusere på sine primære oppgaver - å gi gode tjenester til kommunens innbyggere, avslutter Kåre.