Fortsatt en vei å gå med Helseplattformen

Resultatene fra brukerundersøkelsen som ble gjennomført i august/september er ennå ikke klare, men mye tyder på at en del fortsatt jobber tyngre enn før til tross for at kunnskapsnivået er høyere og løsningen er justert og forbedret siden oppstart. Samtidig er det også mange som synes de har en bedre journalløsning nå enn de hadde før.

En av dem er Marius Finne Haugan som jobber ved Mottak- og oppfølgingssenteret (MO) i Trondheim kommune. Senteret er et gratis tilbud til personer som har utfordringer med rus. De tilbyr rask kartlegging, oppfølging, samtaler, råd og veiledning. MO-senteret er en del av Enhet for psykisk helse og rus.

Finne Haugan sier ansatte jevnt over er blitt fortrolige med Helseplattformen og at de ser nytte i det nye systemet. Han presiserer at de ikke administrerer medisiner og ikke jobber med akutte saker ved senteret.

Enklere å dokumentere

- Når jeg har samtaler tar jeg med PCen og dokumenterer fortløpende. I systemet har vi ulike maler for ulike typer samtaler som er delvis ferdig utfylt. Det gjør jobben med dokumentasjon enklere, og vi blir mer effektive. Det blir også lettere å ha en plan på det vi holder på med. I det gamle systemet, Gerica, måtte vi lete oss fram til tidligere journalnotat og legge inn opplysninger og dokumentere etter at samtalen var ferdig, sier Finne Haugan.  

Generelt mener Finne Haugan at de har fått mer oversikt over pasientene og et mer oversiktlig system, men:
- Systemet er litt lite intuitivt. Du må vite hvor ting er, sier han.

Finne Haugan er superbruker, har vært instruktør og er dermed en som kjenner Helseplattformen godt. Han er veldig godt fornøyd med hvordan ledelsen har lagt til rette for de sju som er superbrukere ved enheten. De har fortsatt faste møter, både med ledelsen og seg imellom. Selv om han bruker mindre tid på å være superbruker nå enn i starten er det fortsatt behov for å ha superbrukere som kan hjelpe nye kolleger i gang og når noen står fast.   

Pernille Synnøve Tuva er saksbehandler ved Falkenborg helse- og velferdskontor. Før hun starta i jobben som saksbehandler i oktober i fjor jobbet hun ved Enhet for psykisk helse og rus. 

- Da jeg begynte å bruke Helseplattformen var ikke alt like logisk. Inntrykket var litt overveldende med veldig mange funksjoner. Etter hvert har jeg begynt å lære meg hva som er relevant og som fungerer best for min jobb, sier hun.

Ved siden av den ordinære opplæringa har hun og kollegene drevet egenopplæring og funnet fram til nyttige funksjoner.
- Det er fortsatt mange klikk og ikke alt er like selvsagt, men når du blir vant til det og finner snarveier, går det mye bedre.  

Bedre oversikt

Tuva synes hun med Helseplattformen har fått mye bedre oversikt over pasientene og de sakene hun jobber med.

- Dashbordet gir god oversikt over sakene mine med milepæler og status. Når det begynner å nærme seg forfall gir systemet beskjed om det. Hun ser også gevinster når det gjelder samhandling. Kommunikasjonen med samarbeidspartnere (både internt og eksternt) har blitt mer effektiv.

- Ved hjelp av InBasket med personalmeldinger, dialogmeldinger og chatfunksjon er det blitt lettere å ta kontakt og bedre dialog, sier Tuva.  

- Jeg synes Helseplattformen er blitt en god løsning og mye bedre enn det vi hadde. Ansatte har laga gode maler og brukerveiledninger, og superbrukerne er fortsatt aktive. Vi har felles digitale møter for begge helse- og velferdskontorene der vi går gjennom ulike ting i Helseplattformen, og det fungerer bra, sier Pernille Synnøve Tuva. 

Egen support

- Henvendelsene til Helse-support har gått ned siden starten og ligger nå stabilt på ca. 600 i måneden, sier Torill Rødset Moe. Hun er koordinator for de som jobber med å følge opp henvendelser om feil og problemer med Helseplattformen i kommunen.

- Det som blir meldt inn til oss via Selvbetjeningsportalen er mye forskjellig. Om lag en tredel av det som kommer inn er saker med behov for veiledning i løsningen. Mange av henvendelsene handler også om tilganger. Vi klarer å løse de fleste sakene, men noe må vi sende videre til Helseplattformen AS, sier Moe.   

Forbedringer trengs

Faglig leder for fagsystem Helseplattformen i kommunen, Line Kristoffersen, sier det slik omlag ett og ett halvt år etter at kommunen tok i bruk Helseplattformen:

- Den store forskjellen er alle våre ansatte som nå har opparbeidet seg kompetanse og erfaring med løsningen. Selv om det fremdeles er flere områder vi ønsker å forbedre, så er en del rusk ryddet av veien. Det er kommet flere brukerveiledere og opplæringsmateriell på plass. I november 2022 tok St. Olavs hospital i bruk løsningen, noe som også har gitt gevinster med at kommunen får tilgang på viktig informasjon om pasienten tidligere.

Men; Helseplattformen er en mer kompleks løsning enn Gerica og HS-pro (tidligere journalsystemer) og krever mer opplæring. På grunn av problemene ved St. Olavs hospital har feil og endringsønsker for kommunene blitt satt på vent. Det er derfor ikke rart at noen begynner å bli utålmodige, sier hun.