Personvernerklæring for Kvalifiseringssenter for innvandrere - INN

I personvernerklæringen vår finner du generell informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, hva denne behandlingen går ut på, og hvilke rettigheter du har i forbindelse med behandlingen av dine opplysninger.

INN skal behandle personopplysningene dine på en lovlig og sikker måte. Eksempler på hva det betyr å “behandle” opplysninger er blant annet å

• samle inn opplysninger fra forskjellige kilder
• registrere opplysninger i våre egne systemer
• kombinere opplysninger for forskjellige formål
• lagre opplysninger på forskjellige plattformer
• utlevere opplysninger til interne og eksterne samarbeidspartnere

Videre skal behandlingen være gjennomsiktig, og du skal kunne ha tillit til å at vi behandler dine opplysninger til det beste for deg.

Her finner du Lov om integrering gjennom opplæring, utdanning og arbeid med §§ 41,42,43,44 som hovedhjemler for lovlig behandling av personopplysninger i introduksjonsprogrammet. Behandlingsreglene for personopplysninger i introduksjonsprogrammet er videre regulert og definert i Forskrift om behandling av personopplysninger etter Integreringsloven.

Hvorfor behandler INN personopplysninger?

INN behandler personopplysninger som vi trenger for å utfylle den rollen vi har i forbindelse med reglene gitt i introduksjonsloven. Generelt vil det si å kunne lage, opprettholde, tilrettelegge og vurdere alle individuelle introduksjonsprogram i Trondheim kommune.

INN skal bare behandle personopplysninger om deg som er nødvendige for dette arbeidet. Hvilke typer personopplysninger som er nødvendig å behandle, avhenger av programmet ditt. Siden hvert introduksjonsprogram skal være tilpasset den individuelle deltaker, avhenger dette også av ditt tilpasningsbehov som følge av din generelle livssituasjon.

Som regel behandler vi personopplysninger som

• Navn
• Adresse
• Økonomisk situasjon
• Sivilstatus
• Oppholdsgrunnlag
• Helsesituasjon

Mange av disse opplysningene er sensitive, som for eksempel informasjon om helse og oppholdsgrunnlag. Alle sensitive opplysninger om helsesituasjonen din er vi i utgangspunktet underlagt taushetsplikt om.

INN bruker også personopplysningene til å utarbeide sammenligningsgrunnlag mellom deltakere for å kunne utvikle kurs og andre opplæringsaktiviteter, eller for å bestille slike aktiviteter fra andre aktører. Disse aktivitetene må kunne bli tilbudt til riktig tid, og med riktig omfang, og være tilpasset grupper av deltakere med potensielt sett vidt forskjellige forhold og livssituasjoner.

Personopplysningene minimeres i slike tilfeller, og gjøres anonyme, slik at din person ikke kan knyttes til informasjon som vi har registrert om deg andre steder.

Hvordan behandler vi personopplysninger?

INN må følge personopplysningsloven, forvaltningsloven, arkivloven og offentlighetsloven slik at alle personopplysninger blir behandlet på riktig måte. Vi vil bare bruke opplysningene til det formålet som fremgår av introduksjonsloven, med mindre vi har lov til å gjenbruke opplysningene til andre formål. I slike tilfeller vil vi også spørre deg om et samtykke til å kunne dele personopplysningene dine, med et spesifikt formål og med konkrete aktører.

Vi skal sørge for at vi har gode nok opplysninger til at vedtakene vi fatter, og de vurderingene de bygger på, blir korrekte. Vi må derfor også bruke personopplysninger til kommunikasjonsformål, slik at vi kan kontrollere at øvrig informasjon om deg er riktig. Slik kommunikasjon skal også følge, og støtte opp under, formålet gitt i introduksjonsloven.

Opplysninger du gir til INN

Når du blir registrert hos INN vil vi få overlevert den grunnleggende informasjon som gjør at vi kan identifisere deg og din tilhørighet til målgruppen som definert i introduksjonsloven. Vi vil videre be deg om opplysningene vi trenger for å kunne tilrettelegge innholdet i introduksjonsprogrammet ditt, både for bosettings- og programfasen.

Vi trenger også opplysninger som kan hjelpe oss med å veilede deg til øvrige offentlige tjenester. Vi skal ikke be deg om flere opplysninger enn det som er nødvendig, men nok til å kunne avdekke ditt bistandsbehov og eventuell forvaltningsmessig tilhørighet. Vi kan også bruke tidligere opplysninger du har gitt oss, eller opplysninger du gir oss i andre sammenhenger, hvis formålet med at du ga oss opplysningene på den tiden sammenfaller med formålet med inneværende behandling.

Opplysninger vi henter inn fra andre

Hvis INN henter opplysninger om deg fra andre offentlige eller private virksomheter, skal vi ikke innhente flere opplysninger enn de som er nødvendige for det spesifikke formålet. Du har rett til å kreve innsyn i hvilke personopplysninger vi innhenter fra andre enn deg selv, og hvorfor vi har innhentet akkurat disse opplysningene.

Utlevering av opplysninger

Vi har i utgangspunktet taushetsplikt på dine opplysninger. Dette er en taushetsplikt som i praksis først og fremst gjelder overfor eventuelle familiemedlemmer og nære sosiale kontakter. Vi kan derfor kun utlevere informasjon om deg til medlemmer av det generelle publikum med ditt samtykke, eller ved at du har gitt fullmakt.

Hvis offentlige virksomheter eller andre ønsker å få utlevert opplysninger om deg fra INN, må slik kommunikasjon falle inn under målsettingen med ditt individuelle introduksjonsprogram, eller være av avgjørende betydning for tilrettelegging som muliggjør denne målsettingen. Vi har altså unntak for taushetsplikten i kommunikasjon med andre tjenestetilbydere som er relevant for programmet ditt, avhengig av hvem de er og hva de trenger av informasjon. Dette unntaket er spesifisert i introduksjonsloven og tilhørende forskrift (se under).

Vanlige eksempler på virksomheter vi deler dine opplysninger med er Skatteetaten, fastlegen din, Trondheim voksenopplæringssenter (TROVO) og Flyktninghelseteamet (FHT).
I andre tilfeller vil vi veilede deg til å selv dele dine personopplysninger, som for eksempel ved søknader til Lånekassen, Samordna opptak, NOKUT og Trøndelag fylkeskommune.

Vi lagrer opplysningene dine

INN har arkivplikt etter arkivloven, og vi må derfor lagre opplysningene vi har om deg også etter at du er ferdig i introduksjonsprogrammet. Disse opplysningene trengs for å belyse den informasjonen vi arkiverer vedrørende all saksbehandling som gjøres før, under, og i forbindelse med avslutningen av, ditt introduksjonsprogram.

Ansvar

Behandlingsansvarlige

Den som har ansvaret for behandling av personopplysninger, formålet med behandlingen og hvilke hjelpemidler som skal brukes, kalles behandlingsansvarlig. I de aller fleste tilfeller vil den nærmeste behandlingsansvarlige personen være rådgiveren din i henholdsvis bosettings- eller programfasen.

Videre prosess som gjelder behandling av dine personopplysninger vil tas med enhetsleder for INN, som igjen står ansvarlig overfor Trondheim kommune sentralt.

Du kan derfor henvende deg til din programrådgiver vedrørende den konkrete behandlingen av dine personopplysninger i forbindelse med introduksjonsprogrammet ditt. For spørsmål og henvendelser av en mer prinsipiell karakter må kommunens sentrale behandlingsansvarlig kontaktes.

Databehandlere

På mange områder har INN en koordinerende rolle i utformingen av ditt introduksjonsprogram. Dette betyr at vi har inngått eksterne samarbeid for å kunne tilby deg det innholdet som trengs i ditt program. Videre har INN et ansvar om å veilede deg til å bruke riktige offentlige tjenester som en del av prosessen med å skape en varig tilknytning til norsk arbeidsliv gjennom helhetlig integrering i det norske samfunnet.

Der hvor INN tar i bruk eksterne aktører, som i sitt virke behandler dine opplysninger, har Trondheim kommune inngått en databehandleravtale som regulerer deres kjennskap til dine opplysninger.

Dine rettigheter

Når du er registrert hos INN har du flere rettigheter i forbindelse med at vi behandler personopplysningene dine.

Informasjon

Du har rett til å få informasjon om hvilke opplysninger INN behandler om deg i klarspråk. Denne informasjonen skal også inneholde formålet og rettsgrunnlaget for behandlingen, og dine rettigheter som registrert. Denne personvernerklæringen er et ledd i å gi deg slik informasjon.

Innsyn

Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler og hva behandlingen betyr i ditt tilfelle. For innsyn ber vi deg om å kontakte din rådgiver ved INN. Om du stiller krav om innsyn i opplysningene vi har lagret om deg skal du få svar innen rimelig tid, og maksimalt innen 30 dager.

En utvidet oversikt over emnet finnes på Datatilsynet sine nettsider.

Retting

Det er viktig at opplysninger vi har om deg er riktige. Du kan kreve at opplysninger om deg blir rettet hvis opplysningene er feil eller ufullstendige. Du vil også kunne ha rett til å utvide informasjonen som er registrert om deg, om dette inngår som en del av det nødvendige informasjonsgrunnlaget for introduksjonsprogrammet ditt.

En utvidet oversikt over emnet finnes på Datatilsynet sine nettsider.

Sletting

I noen tilfeller vil du kunne ha rett til å få slettet opplysninger om deg. Det er ikke alle som kan få opplysningene slettet - Dette er ikke mulig så lenge INN har plikt etter arkivloven til å lagre opplysningene som dokumentasjon på sin saksbehandling for etterprøvbarhet og ved eventuelle rettskrav.

En utvidet oversikt over emnet finnes på Datatilsynet sine nettsider.

Automatiserte individuelle avgjørelser

I forbindelse med registrering av oppmøte, egenmeldinger og fraværshistorikk vil INN kunne tilby digitale løsninger. Dette vil innebære at fraværsføring og registrering av egenmeldinger automatiseres, og kan ha påvirkning på stønadsutbetalingen din. Du vil ved slik automatisert behandling ha rett på informasjon om hvordan stønadsutbetalingen din har blitt utregnet som resultat av automatiseringen.

Klage til Datatilsynet

Du har rett til å klage til Datatilsynet hvis du ikke er fornøyd med hvordan vi behandler personopplysninger om deg, eller hvis du mener behandlingen er i strid med personvernreglene.

Du kan lese mer om hvordan du klager til Datatilsynet på deres nettsider.

Taushetsplikt, samtykke og fullmakt

Alle som jobber i INN har taushetsplikt overfor det generelle publikum. Tilgangen til opplysningene er sikret i Trondheim kommune sine egne datasystemer for sensitive opplysninger. Når de ansatte aktivt behandler opplysninger i datasystemene blir den behandlingsansvarlige journalført, og kan spores i ettertid.

Hvis andre skal få tilgang til de opplysningene som INN har om deg må de enten ha en hjemmel i lov som tillater dem å spørre om, og oss å utlevere, dine personopplysninger. Hvis ikke må du ha gitt dem fullmakt til å etterspørre slike opplysninger.

Videre gjelder de samme reglene for INN vedrørende personopplysninger som andre har lagret om deg. I arbeidet vårt blir vi ofte bedt om å kommunisere på vegne av deg med andre offentlige etater eller private instanser. Årsakene til dette kan være mange, men handler ofte om språknivået ditt, eller hvor sikker du føler deg på at dine behov blir kommunisert riktig. I noen tilfeller bruker vi tolk, mens i andre kommuniserer vi på vegne av deg på bakgrunn av informasjon du har gitt oss tidligere. I noen slike tilfeller har vi et behov for at du samtykker til at vi kan kommunisere på dine vegne, med formålet om å ivareta introduksjonsprogrammet ditt.

Samtykke

Du kan gi samtykke til at andre skal få tilgang til de opplysningene INN har om deg. I tillegg ber vi deg om å skrive under på et samtykke som gjelder kommunikasjon med andre for å innhente opplysninger som muliggjør den individuelle tilpasningen av introduksjonsprogrammet ditt.

Alle samtykker må kunne dokumenteres i vår journal. Vi ber derfor ofte om skriftlige samtykker. Eventuelt kan vi også be om muntlige samtykker, og at dette journalføres i våre systemer, så lenge samtykket er kommunisert på en måte som tilstrekkelig sikrer din forståelse av det du samtykker til.

Se også skjema for samtykke til kommunikasjon og samhandling i Introduksjonsprogrammet.