Gå til Aktørbasen

Viktig informasjon til deg som skal søke om tilskudd eller lån av kommunalt lokale

Sjekk at organisasjonens kontonummer som er registrert i Brønnøysundregistrene og Aktørbasen er korrekt

Trondheim kommune har tatt i bruk en ny løsning som automatisk stopper utbetalinger hvor kontonummeret ikke stemmer overens med organisasjonsnummer eller fødselsnummer. Dette medfører utsettelse av utbetaling til riktig kontonummer er oppgitt.

Sjekk at organisasjonens e-postadresse er korrekt

Organisasjonens e-postadresse blir automatisk registrert i søknader om tilskudd og lån av lokaler. Husk å sende endringsmelding til Brønnøysundregistrene ved endring av e-postadresse. 

Slett representanter som ikke lenger har en rolle i organisasjonen

Endringer i styret må meldes inn til Brønnøysundregistrene. Etter at de nye styremedlemmene er lastet inn i Aktørbasen må du slette representanter som ikke lenger er med i styret fra Aktørbasen. Dette skjer ikke automatisk, så det er viktig at de slettes manuelt.

Hva er Aktørbasen?

Organisasjoner og aktører som ønsker å søke om tilskudd eller lån/leie av kommunale lokaler må være registrert i Aktørbasen.

Aktørbasen henter data fra Brønnøysundregistrene. Det er også mulig å registrere en aktør uten kobling til Brreg. 

Hvordan fungerer koblingen mellom Aktørbasen og Brønnøysundregistrene?

Når det registreres en aktør med organisasjonsnummer i Aktørbasen, hentes data fra Enhetsregisteret, Foretaksregisteret og Frivillighetsregisteret.

Når det gjøres en endring i Brønnøysundregistrene, for eksempel i styret eller ved endring av kontonummer eller kontaktinformasjon overføres oppdatert data automatisk til Aktørbasen i løpet av påfølgende døgn.

Trondheim kommune oppfordrer alle organisasjoner om å registrere seg i Brønnøysundregistrene.

Det kan ta noen dager før meldinger til Brønnøysundregistrene blir behandlet. Du bør derfor registrere organisasjonen i god tid før du skal søke om tilskudd eller lån av et kommunalt lokale.

Gå til Brønnøysundregistrene

Hvilken informasjon vises på nettsidene til Aktørbasen?

(*): Data kommer fra Brønnøysundregistrene for aktører som er registrert der.

Følgende informasjon vises på nettsidene til Aktørbasen

• Navn på organisasjonen/aktøren (*)
• Organisasjonsnummer (*)
• Organisasjonsform (*)
• Kategori(er) (*)
• Telefon (*)
• Telefaks (*)
• Postadresse (*)
• Besøksadresse (*)
• Aktørens faste aktiviteter
• Primært tilholdssted
• Nettadresse (*)
• Nettadresse 2
• Bydel
• Rekrutteringsområde
• Antall medlemmer
• Antall medlemmer under 20 år

Følgende informasjon vises ikke på nettsidene, kun for de som er innlogget og kommunens administrator:

• Kontonummer (*)
• E-postadresse (*)
• E-postadresse 2

Hvis det ikke gis samtykke til visning, vil kun organisasjonens/aktørens navn vises på nettsidene

Dersom aktøren settes inaktiv vil ikke navnet vises på nettsidene til Aktørbasen.

Finn organisasjon i Trondheim

Aktørbasen brukes primært som "kunderegister" for søknader om tilskudd og lån av lokaler, og er ikke oppdatert med tanke på oversikt over organisasjoner i Trondheim. 

Foreningsportalen iTrondheim

Vi anbefaler at foreningsportalen itrondheim brukes hvis du vil søke etter organisasjoner innenfor ulike kategorier. Foreningsportalen driftes av frivilligsentralene i Trondheim. 

Gå til iTrondheim

Registrer en aktør i Aktørbasen

Registrer en aktør med organisasjonsnummer

Oppskrift for registrering av aktør med organisasjonsnummer:

• Gå til Aktørbasen og trykk på knappen "Registrer aktør". 
• Logg inn med ID-porten.
• Skriv inn organisasjonsnummeret og trykk på "Hent".
• Hvis du ikke vet organisasjonsnummeret kan du skrive inn deler av navnet i feltet og trykke på "Hent". Du får opp en treffliste.
• Hvis det er en "penn" til høyre for navnet er organisasjonen allerede registrert i Aktørbasen. Trykk på navnet for å redigere informasjon.
• Hvis det er en "pluss"; trykk på navnet for å gå videre.
• Data fra Brønnøysundregistrene lastes inn. I tillegg kan du legge inn lokal informasjon om aktøren. 
• Trykk "Lagre" og du får opp en dialogboks med informasjon om samtykke til at data om aktøren vises på Aktørbasens nettsider. Velg om du gir samtykke eller ikke.
• Aktøren blir lagret.

Registrer en aktør uten organisasjonsnummer

NB!! UNNGÅ DUBLIKATER! Sjekk først om aktøren allerede er registrert i Aktørbasen. Gå til Aktørbasen, trykk på "Finn aktør" og skriv inn navnet til aktøren. Hvis aktøren er registrert kan du redigere informasjon dersom du er representant for aktøren.

Oppskrift for registrering av en aktør uten organisasjonsnummer:

• Gå til Aktørbasen
• Trykk på "Registrer aktør".
• Logg inn med ID-porten.
• Velg "Registrer aktør uten organisasjonsnummer".
• Fyll ut de hvite feltene.
• Trykk "Lagre" og du får opp en dialogboks med informasjon om samtykke til at data om aktøren vises på Aktørbasens nettsider. Velg om du gir samtykke eller ikke.
• Aktøren blir lagret.
• Du kan eventuelt legge til andre personer under fanen "Representanter". Disse vil få samme rettighet som deg selv.

Hva gjør du hvis en aktør uten organisasjonsnummer blir registrert i Brønnøysundregistrene på et senere tidspunkt?

Oppskrift for å koble en aktør i Aktørbasen til Brønnøysundregistrene:

• Gå til Aktørbasen
• Logg inn med ID-porten.
• Hent den aktuelle aktøren under "Min profil" - "Mine organisasjoner".
• Trykk på fanen "Rediger".
• Rull litt ned på siden til du kommer til feltet "Brønnøysundregistrene".
• Skriv organisasjonsnummeret i feltet, og trykk "Lagre" nederst på siden.
• Informasjon fra Brønnøysundregistrene skal lastes inn. Dersom dette ikke skjer, kan du trykke på knappen "Oppdater brreg-data" øverst på siden, og deretter "Lagre" nederst på siden.
• Trykk på fanen "Informasjon" for å se den oppdaterte siden.
• Du kan oppdatere lokal informasjon under fanen "Rediger".

Min profil og Mine organisasjoner

Oppskrift for å oppdatere Min profil og se hvilke organisasjoner du representerer:

Gå til Aktørbasen

Trykk på "Min profil" oppe til høyre for å se dine data.

NB! Kontroller at fornavn, etternavn, e-post-adresse og mobilnummer stemmer, trykk deretter "Lagre".

Under "Mine Organisasjoner" ser du hvilke organisasjoner du er representant for. Ved å trykke på en av dem, kommer du til siden til den aktuelle organisasjonen i Aktørbasen.

Du har tilgang til å endre informasjon om aktøren i Aktørbasen, og på vegne av aktøren kan du søke om tilskudd i Tilskuddsbasen eller søke om lån av kommunale lokaler i bookingløsningen.

Finner du ikke din organisasjon under Mine organisasjoner?

Er aktøren registrert i Aktørbasen? Sjekk dette her

Har du en rolle i organisasjonen i Brønnøysundregistrene? Sjekk dette her

Hvis du ikke har en rolle i organisasjonen i Brønnøysundregistrene kan du be en av de som har det om gjøre følgende:

• Sende endringsmelding til Brønnøysundregistrene

eller

• Legge deg til som representant i Aktørbasen

Veileder for bruk av Aktørbasen

Endre informasjon om en aktør

Hver aktør har 3 faner; Informasjon, Rediger og Representanter. Her ser du hva du kan gjøre under disse fanene:

Informasjon

Her ser du hva slags informasjon som er registrert om organisasjonen/aktøren.

Rediger

Her kan du endre informasjon i de feltene som ikke inneholder data fra Brønnøysundregistrene. (Data som kommer fra Brreg må endres der.)

Følgende felter kan oppdateres:

• Kategori(er) Dersom de ikke er utfylt fra Brønnøysundreg.
• Aktiviteter. Du kan legge til flere aktiviteter fra nedtrekksmenyen.
• E-post-adresse 2 (Valgfritt)Legg gjerne inn en adresse her hvis det mangler i Brønnøysundreg.
• Nettadresse 2 (Valgfritt)
• Rekrutteringsområde Angi hvilken bydel dere rekrutterer flest medlemmer fra. ”Hele Trondheim” kan også velges.
• Samtykke Sjekk at feltet for samtykke er haket av. Trondheim kommune oppfordrer alle aktører om å gi samtykke til at info vises på de eksterne nettsidene, slik at vi har en god og oppdatert oversikt over frivilligheten, idretten og kulturlivet. Les mer om samtykke her
• Primært tilholdssted Skriv adressen til klubblokale eller lignende.
• Bydel Velg mellom Sentrum, Vest, Øst eller Sør. Se kart som viser bydelene.La det stå åpent dersom det er en byomfattende organisasjon.
• Beskrivelse Legg inn en KORT beskrivelse av organisasjonen.

Representanter

Her ser du hvilke personer som er representanter for aktøren.

Endringer i styret må meldes inn til Brønnøysundregistrene. Etter at de nye styremedlemmene er lastet inn i Aktørbasen må du slette representanter som ikke lenger er med i styret fra Aktørbasen. Dette skjer ikke automatisk, så det er viktig at de slettes manuelt.

Du kan legge til en ny representant ved å trykke på knappen "Legg til person" og fylle ut alle feltene. Denne personen kan deretter logge seg inn med ID-porten og får da de samme rettigheter som du har.

Samtykke og informasjon om behandling av data

Samtykke til å vise informasjon om aktøren

Brev til alle aktører med informasjon om samtykke (PDF)

Alle organisasjoner som registrerer seg i Aktørbasen må gi sitt samtykke til at informasjonen vises på eksterne nettsider. Samtykke til dette gis i forbindelse med registrering av aktøren.

Det er mulig å registrere en aktør uten å gi samtykke til visning. Informasjonen vil da kun vises for ansatte i Trondheim kommune med administrator-tilgang til Aktørbasen, og ikke på de eksterne nettsidene. Du vil likevel kunne søke om å låne kommunalt lokale og om tilskudd.

Informasjon om behandling av dataene i Aktørbasen

Behandlingsansvarlig

Trondheim kommune, byrådsleder

Databehandler

Sopra Steria
Brattørkaia 15a-b, 7010 Trondheim

Hva brukes informasjonen til

• Å registrere organisasjoner og aktører som ønsker å søke om lån av kommunale lokaler eller om kommunalt tilskudd.

Leveres informasjonen til andre?

Lister over aktører, herunder e-postlister blir ikke utlevert til noen.

Kan informasjonen endres?

Du kan selv endre informasjonen om din organisasjon i Brønnøysundregistrene og/eller i Aktørbasen.

Hvor lenge oppbevares informasjonen?

Det er ingen tidsavgrensning på lagring av informasjonen i Aktørbasen. Trondheim kommune vil sende ut en årlig påminnelse om oppdatering av informasjonen.

Kan informasjonen fjernes?

Du kan når som helst trekke tilbake samtykke til at informasjon om aktøren vises på nettsidene. Det er også mulig å sette en aktør inaktiv.

Les mer om samtykke på Datatilsynets nettsider

Trenger du hjelp?

Dersom du trenger hjelp til bruk av Aktørbasen, se gjerne om du finner svaret på det du lurer på lenger oppe på denne nettsiden.

Hvis du ikke finner ut av det, kan du sende oss en e-post. Beskriv hva du trenger hjelp til eller hva som er feil.

Send e-post til

Mer informasjon om tilskuddsordninger og utlån av kommunale lokaler

Gå til nettside for utlån av kommunale lokaler

Gå til nettside for tilskudd og stipend