Hjem Kultur og fritidUtlån av lokaler og idrettsanlegg

Utlån av lokaler og idrettsanlegg

Frivillige organisasjoner, idrettsklubber, kulturaktører, grupper og privatpersoner kan låne eller leie kommunale lokaler når kommunen ikke har behov for å disponere lokalene selv.

Du kan lete etter lokaler og søke om lån eller leie av lokaler i Bookingbasen.

Nedenfor finner du reglement og informasjon om hvordan du kan søke om treningstid og arrangement i idrettshaller, samt hvordan du kan reservere strøtimer i idrettshaller.

Reglement for utlån og utleie av kommunale lokaler

Reglementet ble vedtatt i formannskapet 10. februar 2015. 

Reglement for utlån og utleie av kommunale lokaler

Vedtak om fordeling av fast ukentlig tid i kommunale lokaler september 2017 - juni 2018

Du kan lese vedtaket her

Søknadsfristen for fast lån for 2017/2018 var 1. april 2017. Svar er sendt til e-postadressen som ble oppgitt i søknaden.

Arkivsak 17/15758

Vedtak

Utlånstjenesten har vedtatt fordeling av tid i kommunale lokaler for skoleåret 2017/2018. Noen organisasjoner har sendt inn flere søknader og vil få separate svar på hver søknad. Full oversikt over tildelingen for deres organisasjon kan dere se i Bookingbasen; under “Mine søknader”: https://booking.trondheim.kommune.no

Forbehold

Det kan bli gjort justeringer av tildelt tid. Når justeringer gjøres, blir oversikten i Bookingbasen justert. Dere vil bli kontaktet ved endringer som gjelder deres tildelte tid.

Utlånsreglement

Dette vedtaket er i henhold til utlånsreglementet

Det forventes at låntaker setter seg godt inn i utlånsreglementet. Vi gjør oppmerksom på at låntaker kan bli stilt til økonomisk erstatningsansvar, bli utestengt for en periode eller få andre sanksjoner ved brudd på reglementet. Dette gjelder for eksempel ved manglende rydding, låsing eller orden.

Utlånsavtale

Enheten som har lokalet har ansvar for at det blir skrevet utlånsavtale, gjennomgang av branninstruks, reglement og regler, og utlån av nøkler/nøkkelkort. Låntaker har medansvar for at dette blir gjort!

Utlånsperiode og enhetenes eget bruk

Tildelingen gjelder generelt for perioden 4. september 2017 til 22. juni 2018.

Noen enheter skal benytte lokalet til eget bruk i deler av utlånsperioden og enkelte datoer. Dere vil få beskjed fra enheten hvilke datoer enheten skal benytte lokalet selv. NB! Låntaker må også selv ta ansvar for å gjøre seg kjent med perioder der enheten skal benytte lokalene.

NB. Låntakere som har søkt om å få tildelt tid før 4. september 2017 må ta kontakt med enheten hvor de har fått tildelt tid for å avklare eventuelt tidligere startdato.

Ikke benyttet tid

Det er viktig at dere gir beskjed dersom dere har fått tildelt tid som dere ikke benytter. (Noen organisasjoner har søkt om tid i flere lokaler; gi beskjed dersom dere har fått tid i lokaler som dere ikke kommer til å benytte.)

Bruk funksjonen for å frigi tid i Bookingbasen dersom det er enkeltdager eller perioder dere ikke skal benytte den tildelte tiden. I tillegg må dere gi beskjed til Utlånstjenesten, booking@trondheim.kommune.no.

NB. Dersom dere ikke benytter tiden uten å gi beskjed om dette kan dere bli fratatt resterende tildelt tid.

Kontaktperson

Enheten vil få beskjed om hvem som er kontaktperson for dere; dette er samme person som er oppgitt i søknaden fra dere. Ta kontakt med Utlånstjenesten dersom dere endrer kontaktperson. Enheten vil forholde seg til kontaktpersonen når det gjelder utlånsavtale, utlån av nøkler/nøkkelkort med mer.

Aktørbasen

Vi minner samtidig om at det er viktig at informasjon om organisasjonen i Aktørbasen holdes oppdatert. Vi ber om at dere sjekker informasjonen, og oppdaterer ved behov.

https://organisasjoner.trondheim.kommune.no/

Aktørbasen er integrert med Brønnøysundregistrene, det er derfor viktig at dere sjekker om e-postadressen som er registrert der stemmer! 

Tilbakemeldinger på dataløsningen Bookingbasen

Vi har fått tilbakemeldinger fra noen av dere på funksjonalitet i Bookingbasen via et innmeldingsskjema. Vi er takknemlige for deres tilbakemeldinger, og gjør oppmerksom på at disse vil kunne bli fulgt opp i forbindelse med neste oppgradering av den tekniske løsningen.

Klage

Dette vedtaket kan påklages. Klage rettes da til formannskapet som klageinstans, men sendes først til Utlånstjenesten: booking@trondheim.kommune.no

Klagefristen er 26. juni 2017. Du kan be om å få bistand til å fremsette en eventuell klage. Det anbefales at dere tar kontakt med Utlånstjenesten for dialog før en eventuell klage fremsettes.  

Med hilsen
TRONDHEIM KOMMUNE

Søke om fast ukentlig lån av lokaler

Søknadsfristen er 1. april. 

Muligheten til å søke om fast lån av lokaler i Bookingbasen er aktivert mellom 1. mars og 1. april. 

Søknaden gjelder for perioden fra 1. september til 20. juni året etter. 

Søk om fast ukentlig lån av lokaler

Kommunale enheter
Kommunale enheter som ønsker å benytte lokaler på andre enheter skal ikke bruke Bookingbasen, men melde inn sitt ønske om fast tid i lokaler via meldeskjema på kommunens intranett.

Hvem kan søke?
Frivillige organisasjoner kan søke om fast lån av kommunale lokaler i Bookingbasen. Alle frivillige organisasjoner som skal bruke Bookingbasen må først være registrert i Aktørbasen.

Hvilke lokaler kan du søke om?
Du kan søke om fast ukentlig tid i gymsaler, E-hallene i Trondheim Spektrum, skolebasseng og andre lokaler på skoler, helse og velferdssentre, kulturarenaer og noen barnehager for kommende skoleår.

Hvordan skal du søke?
Organisasjonen leverer søknad om fast ukentlig tid på vegne av alle undergrupper.

Eksempelvis må idrettklubber med flere avdelinger (som håndball, fotball og allidrett) søke samlet for hele klubben. Klubben må fordele tildelt tid internt.

Idrettsklubber som har registrert underavdelinger med flere organisasjonsnummer, kan søke på vegne av disse avdelingene.

Du må sende inn èn søknad per lokale.

NB. Ikke søk på flere lokaler enn dere reellt har bruk for. Du kan skrive inn ønske om alternative lokaler i søknaden. (Det vil si: Ikke send søknad om mange lokaler for å gardere dere! Det skaper mye ekstraarbeid i forbindelse med søknadsbehandlingen.)

Gå til Bookingbasen, finn lokale 

NB! Søknad om fast lån av lokale er deaktivert fram til 1. mars 2018.

Rakk du ikke å søke innen fristen? Kontakt oss pr e-post

Søke om lån eller leie av lokaler til møter og arrangement

Du kan søke om engangslån av kommunale lokaler. Søknadsfristen er 3 uker før ønsket tid. 

Søk om lån eller leie av lokaler til møter og arrangement

Kommunale enheter
Kommunale enheter som ønsker å benytte lokaler på andre enheter skal ikke bruke Bookingbasen, men ta direkte kontakt med enheten som har lokalet.

Hvem kan søke?
Frivillige organisasjoner og sammenslutninger samt privatpersoner kan søke om engangslån av kommunale lokaler til arrangement, møter etc.

Hvem avgjør søknaden?
Den kommunale enheten som har lokalet avgjør søknaden. Det er ikke klageadgang.

Hvilke lokaler kan du søke om?
Du kan søke om å benytte lokaler på skoler, helse- og velferdssentre, kulturlokaler og noen barnehager.

Søknadsfrist
Søknadsfrist for søknad om engangslån er 3 uker før ønsket tid.

Gå til Bookingbasen, finn og søk om lån av lokale

Søke om overnatting i kommunale lokaler

Dersom du ønsker å søke om lån av et kommunalt lokale til overnatting, må du først kontakte aktuelle enheter (skole, barnehage e.l.) og spørre om det gis tillatelse til overnatting.

Dersom det gis tillatelse kan du logge inn i Bookingbasen og legge inn en søknad om engangslån (dersom lokalet er registrert i Bookingbasen). Skriv i søknaden at det gjelder overnatting. 

Dersom overnatting innvilges skal skjema Melding om overnatting fylles ut senest to uker før arrangementet. 

Søke om fast treningstid i idrettshaller

Idrettsklubber som er medlem av Norges idrettsforbund og Idrettsrådet i Trondheim kan søke om fast treningstid i idrettshaller. 

Søk om treningstid i idrettshaller

Hvem kan søke om tid i idrettshall

  • Fast treningstid tildeles kun klubber som er medlem av Norges Idrettsforbund og Idrettsrådet i Trondheim.
  • Klubber som tilhører en særkrets må ta kontakt med sin krets for å søke.
  • Klubber uten særkrets kan sende søknaden sin direkte til booking@trondheim.kommune.no

Søknadene behandles av hallfordelingsgruppa. 

Utlånsperiode

  • Idrettsperioden er fra 1. september til 30. april
  • Sommerperioden er fra 1. mai til 31. august

Prioriterte aktiviteter

Barn og unge under 20 år prioriteres i den gunstigste treningstiden.

Søknadsfristen er 1. april

Søknadsskjema kommer ca 1. mars.

NB!

  • Eget skjema fylles ut for sommerperioden og for idrettsperioden
  • Det skal fylles ut ett skjema per anlegg

Har du spørsmål?

Ta kontakt med Trondheim bydrift eller Idrettsrådet i Trondheim

Søke om arrangement i idrettshaller

Søknader om arrangement i idrettshaller behandles i sammenheng med tildeling av treningstid. 

Søk om arrangement i idrettshaller

Idrettslag som er medlem av en særidrettskrets må melde fra til kretsen om ønskede arrangementer innen søknadsfristen.

Andre idrettslag og arrangører av ikke-idrettslige arrangementer (konserter, oppvisninger, 17-mai-arrangement m.m.) kan søke direkte til Trondheim kommune.

Søknadsfristen er 1. april

Rakk du ikke søknadsfristen?
Alle kan søke om arrangement eller flytting av arrangement gjennom hele sesongen, men disse vil som regel bli prioritert etter arrangement meldt inn innen 1. april. 

Har du spørsmål?

Ta kontakt med Trondheim bydrift eller Idrettsrådet i Trondheim

Reservere strøtimer i idrettshaller

Både idrettslag og privatpersoner kan reservere gratis strøtimer i idrettshallene. Den som bestiller må være fylt 18 år.

Reserver strøtimer i idrettshaller

Bestill strøtimer i Hano
Strøtimer er kun tilgjengelig å bestille fra 1. september til 30. april hvert år.

Hva er tilgjengelig?

Du kan bestille strøtimer i alle kommunale idrettshaller og i Trondheim Spektrum.

Vi åpner for bestilling tre uker fram i tid. Ledig treningstid blir gjort tilgjengelig i kalenderen fortløpende. Idretten forbeholder seg retten til å ta tilbake tid dersom det skulle bli nødvendig.

Fotballforbud

Det er fotballforbud i Ranheimshallen og i hele Trondheim Spektrum med unntak av D-hallene. Ellers er det tillatt med fotball i alle kommunale haller så lenge man bruker egnet utstyr (innefotball og innesko).

Avbestille tid

Dersom du ikke skal bruke tiden du har bestilt, må du avbestille. Dette kan du gjøre selv på nettet, eller ta kontakt med Trondheim bydrift.

Har du spørsmål?

Send e-post: booking@trondheim.kommune.no

Veileder for Aktørbasen og Bookingbasen

Du finner veileder for Aktørbasen her

Du finner veileder for Bookingbasen her

Ofte stilte spørsmål

Kan vi få hjelp til å finne lokaler?

Vi har dessverre ikke kapasitet til å hjelpe organisasjoner og andre aktører med å finne lokaler. Du kan lete etter lokaler selv i Bookingbasen

Kan vi få hjelp til å finne lokaler til overnatting?

Vi har dessverre ikke kapasitet til dette. Les mer om søknad om overnatting her

Hvordan skaffer vi oss et organisasjonsnummer?

Når dere registrerer organisasjonen i Brønnøysundregistrene vil dere få tildelt et organisasjonsnummer. 

http://www.brreg.no/elektronisk/index.html

Hvorfor får jeg ikke til å legge inn en søknad om fast lån av et lokale?

Du er ikke knyttet til organisasjonen i Aktørbasen. Kun personer som har en rolle i organisasjonen i Aktørbasen / Enhetsregisteret (Brønnøysundregistrene) har mulighet til å søke på vegne av organisasjonen.

Alle som har en rolle i organisasjonen i Aktørbasen har mulighet til å gi deg tilgang til å søke.

Hvordan oppdatere informasjon om Aktørbasen

Hvorfor får jeg feilmelding når jeg prøver å søke om fast lån av et lokale?

Svar: Feilmeldingen kan skyldes:

1) Du har valgt feil start- og slutt-dato for låneperioden. I søknadsskjemaet er det datovelgere rett over kalenderen; her må du ikke velge startdato før 1. september inneværende år eller sluttdato etter 25. juni året etter.

2) Det er lagt inn en periodeblokkering i kalenderen til lokalet. Pga en teknisk begrensning er det da ikke mulig å søke om fast lån. Hvis du oppdager dette, gi beskjed og vi vil se på problemet.

Kontakt oss

Send oss en e-post dersom du trenger hjelp til bruk av Aktørbasen eller Bookingbasen, eller du mener det er oppstått en feil i systemet. 

  • Beskriv hva du trenger hjelp til eller hva som er feil. 
  • Oppgi ditt mobil-nummer, så vi kan kontakte deg ved behov. 

Send e-post

 

Om Aktørbasen

Aktørbasen er en oversikt over frivilligheten, idretten og kulturlivet i Trondheim. Hvis du skal søke om lån eller leie av et kommunalt lokale på vegne av en organisasjon/aktør må denne være registrert i Aktørbasen. 

Du finner mer informasjon om Aktørbasen her

Evaluering av utlånsordningen og utlånsreglementet

Det skal gjennomføres en evaluering av reglement for utlån av kommunale lokaler og utlånsordningen. Vi tar sikte på at evalueringsrapporten er ferdig i løpet av første halvår 2018.

Sist oppdatert: 19.02.2018

Fant du det du lette etter?

Takk for din tilbakemelding

Hva forsøkte du å finne?


            IsDev: False
            IsProd: True
            Current: prod
            Is("test"): False
            UrlPrefix: /external/c9/
            Url("client-grunt/prokom/inter-ver3/prod/prokom.css"): /external/c9/client-grunt/prokom/inter-ver3/prod/prokom.css