Denne siden er et supplement til Trondheim kommunes veiledningsside om utarbeidelse av private planforslag (regulering etter Plan- og bygningsloven). Her er mer detaljert informasjon om de ulike stadier i planprosessen samlet.

Oppstart

Samarbeid om private reguleringsplaner

Trondheim kommune ønsker å bidra til at private planforslag blir utarbeidet i samsvar med lovverket. Det er også viktig at de får en tilstrekkelig planfaglig kvalitet, at offentlige interesser blir klarlagt tidlig i planprosessen og at tredjepartsinteresser blir ivaretatt på en riktig måte. Vi ønsker derfor å etablere et godt samarbeid mellom kommunen, plankonsulent/forslagstillere, slik at ressursbruken i de enkelte sakene blir optimalisert. Når planforslaget er godt forberedt og avklart, vil behandlingen gå greit, uten unødvendige, kostbare og tidkrevende omarbeidinger.

I følge plan- og bygningslovens § 12-3 så har private tiltakshavere, organisasjoner og andre myndigheter rett til å fremme forslag til detaljregulering, herunder utfyllende regulering, for konkrete bygge- og anleggstiltak og arealendringer. De har også rett til å få kommunens behandling av og standpunkt til reguleringsspørsmålet som tas opp i det private forslaget.

Private forslag må innholdsmessig følge opp hovedtrekk og rammer i kommuneplanens arealdel og områdereguleringer. Ved vesentlig avvik gjelder kravene i § 4.2, andre ledd.

I følge § 4-2 så skal alle forslag til planer etter loven ved offentlig ettersyn ha en planbeskrivelse som beskriver planens formål, hovedinnhold og virkninger, og planens formål til rammer og retningslinjer som gjelder for området.

Reguleringsplan skal utarbeides av fagkyndige. Planforslag som ikke er utarbeidet i overensstemmelse med avtale i oppstartsmøte vil bli sendt tilbake for omarbeidelse eller komplettering.

Planinitiativ

Før planarbeidet formaliseres, bør plankonsulent ha klargjort sin planidé og samlet relevante opplysninger om situasjonen. Dette kan være gjeldende, offentlige planer og retningslinjer og viktige berørte interesser i og omkring planområdet, blant annet naboers syn på planidéen.

Opplysninger om gjeldende planer og kommunens øvrige veiledere og normer kan fås på Bytorget. Opplysningene finnes også på byplankontorets internettside og i kommunens kartløsning som viser gjeldende arealplaner. Det vises spesielt til sjekkliste for plansaker i denne veilederen.

Det kan også tas forhåndskontakt med byplankontoret eller andre kommunale enheter for å få foreløpig veiledning om premissgrunnlag, planprosess, eller for å drøfte planideer.

Mindre endring av reguleringsplan

Mindre endring av reguleringsplan behandles som enkeltsak, som regel med et delegert vedtak.

Det skal sendes inn komplett forslag som viser endringer av den gjeldende planen: med eventuelt plankart, eventuelle planbestemmelser og en planbeskrivelse med opplysninger om gjeldende plan, om planendringen, begrunnelse for endringen, beskrivelse av eventuelle virkninger og dokumentasjon på virkninger som for eksempel illustrasjoner av planlagte bygninger eller geotekniske vurderinger. Det skal også legges ved dokumentasjon på samråd med berørte parter.

Før det kan treffes vedtak, skal saken være forelagt berørte myndigheter. Eierne og festerne av eiendommer som direkte berøres av vedtaket skal gis anledning til å uttale seg.

Dersom det er kommet innvendinger mot forslaget, som ikke imøtekommes, må det vurderes om saken skal behandles som en reguleringsplan.

Oppstartsmøte

Det vises til plan- og bygningsloven § 12-8, 2.og 3. ledd:
Når forslagsstilleren er en annen enn planmyndigheten selv, skal planspørsmålet legges fram for planmyndigheten i møte. Kommunen kan gi råd om hvordan planen bør utarbeides og kan bistå i planarbeidet.

Oppstartsmøtet holdes med kommunens administrasjon, byplankontoret. Byplansjefen kan også avgjøre at planspørsmålet i mer prinsipielle saker legges fram for politisk behandling.

Plankonsulenten anmoder om oppstartsmøte, med "Mal for anmodning om oppstartsmøte". Planideen må være tilstrekkelig beskrevet og dokumentert, og forslag til tema for ROS-analyse må angis.

Kommunen vil normalt innen to uker etter at anmodningen er mottatt, innkalle til oppstartsmøte. På møtet er det ønskelig å avklare følgende:

• Informere om kommunens arealpolitikk
• Gi råd og føringer for det videre planarbeidet
• Avklare planprosess og behov for planprogram og konsekvensutredning, samt risiko- og sårbarhetsanalyse
• Avklare hvordan samrådsprosess og medvirkningsprosess skal legges opp
• Avklare øvrig samarbeidsbehov mellom kommunen og forslagsstiller, for eksempel utbyggingsavtale
• Avklare om det skal behandles byggesak samtidig med plansaken
• Avklare tidsplan for behandling
• Avklare om veilederens krav til innsendt materiale for komplett planforslag kan fravikes
• Avklare hvem som skal betale behandlingsgebyr og om gebyrreglement kan fravikes

Hvor omfattende råd som kan gis, vil avhenge av omfanget og kvaliteten på det innsendte materialet. Det presiseres at de planfaglige rådene som gis i denne fasen ikke er bindende for administrasjonens videre anbefalinger i plansaken.

Kommunen skriver tilbakemeldingsbrev etter møtet.

Planskisse

Varsle om oppstart av planarbeid

Plankonsulenten skal kunngjøre igangsetting av planarbeidet med annonse i Adresseavisen og varsle berørte parter i brev. Annonse og brev skal inneholde:

• Et planomriss på kart med tydelige navn og stedsangivelse
• En kort beskrivelse av hensikten med planarbeidet
• En henvisning til en nettside der publikum kan få ytterligere opplysninger om planen
• Plankonsulentens navn og adresse samt en frist på min tre uker for å sende inn innspill til planarbeidet
• Dersom planforslag skal presenteres på et informasjonsmøte, skal det varsles om sted og tid for dette møtet.
• Om kommunen har avgjort i oppstartsmøte at planen ikke skal konsekvensutredes i følge forskrift skal dette fremgå.

Dersom kommunen har avgjort i oppstartsmøte at det skal utarbeides planprogram for konsekvensutredning, skal det samtidig med varsel om igangsetting kunngjøres offentlig utleggelse og høring av dette. Høringsfrist for planprogram er seks uker.

Disse skal varsles:

• Registrerte grunneiere, festere og så langt mulig andre rettighetshavere og berørte naboer.
• Relevante statlige og regionale myndigheter og interesseorganisasjoner dersom de kan ha interesser i planarbeidet.
• Fylkeskommune og Statsforvalteren skal alltid varsles.

Samtidig med varselet skal det sendes kopi av brev, planomriss og annonse med dato til Trondheim kommune, byplankontoret.

Se for øvrig adresseliste i veilederen.

Utarbeide og fastsette planprogram

For planforslag som bryter vesentlig, dvs. med rammer og prinsipper, med overordnet plan, bestemmelser eller retningslinjer, og der forskrift om konsekvensutredning krever det, skal det utarbeides planprogram.

Plankonsulent utarbeider forslag til planprogram i samsvar med krav i forskrift, og retningslinjer i tilbakemelding etter oppstartsmøte. Det bør avklares i oppstartsmøte hvordan høringen skal legges opp, og hvordan det skal samarbeides om planprogrammet.

Plankonsulent legger forslag til planprogram ut til offentlig ettersyn og sender det på høring til berørte private organisasjoner og til relevante regionale og statlige myndigheter, eventuelt til kommunale enheter dersom dette er avtalt i oppstartsmøtet.

Høring og offentlig ettersyn av planprogrammet skal alltid gjøres samtidig med varsel om oppstart av planarbeidet, det vil si kunngjøring i Adresseavisen og varsel med brev til berørte parter og myndigheter med henvisning til nettside. Se informasjonsside om varsling.

I planprogrammet foreslås det hvilke alternativer som skal utredes, hvilke tema som skal utredes, hvilke formelle krav som skal stilles til konsekvensutredningene og hvordan medvirkningen skal skje.

Kommunen fastsetter planprogrammet, enten i administrativ eller politisk behandling. Fastsettingen kan ikke påklages.

Samråd og medvirkning

Samarbeidet med berørte interesser i en plansak, legges opp av plankonsulenten som avtalt i oppstartsmøte. Hensikten er å få saken tilstrekkelig belyst slik at reguleringsforslaget kan tas opp til behandling. Målet med samrådet er å:

1. Innhente relevante opplysninger fra forskjellige fagmyndigheter. Dette bør fortrinnsvis gjøres før planarbeidet settes i gang. Det vises til kommunens sjekkliste for plansaker i denne veilederen.
2. Finne det løsningsalternativet som er mest mulig konfliktfritt og omforent når det gjelder ulike miljø- og samfunnsinteresser. For private plankonsulenter er offentlige instanser og private organisasjoner viktige samarbeidsparter.
3. Kunne beskrive relevante virkninger av planforslaget for miljø og samfunn

Det kan velges ulike framgangsmåter for samråd med offentlige interesser:

1. Berørte offentlige myndigheter og organisasjoner varsles om igangsetting av planarbeid og bes om å komme med innspill, jf. info om varsling
2. Plankonsulent sender over foreløpig planmateriale (planomriss, planskisse på kart og foreløpig beskrivelse) til statlige og regionale myndigheter og andre viktige offentlige og private interesseparter samt til Trondheim kommune ved byplankontorets saksbehandler. Saksbehandler videresender henvendelsen til andre kommunale enheter. I brevet bes det om innspill og opplysninger i svarbrev innen en frist på minimum 30 dager
3. Plankonsulent har møter med de aktuelle partene, enten samlet, enkeltvis, eller i grupper. Møtedeltakerne får utdelt planmaterialet. Det gis i invitasjonsbrevet en frist på minimum 30 dager for tilbakemelding i brev. Saksbehandler på byplankontoret deltar hvis ikke annet er bestemt

Ofte vil prosessen legges opp som en kombinasjon av de ulike framgangsmåtene.

Innkalling til møter skal være sendt ut minst tre uker før møtet avholdes.

Plankonsulent skriver møtereferat fra alle møter, som sendes til deltakerne for eventuell korrektur og som legges ved saken ved innsending.

Prosessen for medvirkning fra befolkningen legges opp av forslagstiller, avhengig av planforslagets virkninger både innenfor planområdet og for omgivelsene rundt, jf. varsel om igangsetting av planarbeidet. I mer omfattende saker kan det arrangeres informasjonsmøte, eventuelt i form av en uformell åpen kontordag. Kommunens saksbehandler bør være til stede om ikke annet er bestemt.

I de saker der barnas representant i bygningsrådet tilrår det, skal det organiseres en egen medvirkningsprosess med barn og unge, hvor kommunens barnerepresentant skal bistå.

Komplett planforslag

Godkjenning av digitalt plankart

Plankart skal teknisk godkjennes av kommunens geodataavdeling både på datateknisk struktur og utforming.

Kartgrunnlag og mal for tegnforklaring bestilles herfra.

Det vises til egen veileder med kommunens krav til digitalt plankart.

Sende inn komplett planforslag

Komplett planforslag sendes inn til Trondheim kommunes postmottak.

Maksimal mengde data pr. e-post er 50 Mb. Dokumenter skal ha pdf/a-format.

Planforslag som ikke er komplett etter loven og til kravene under, kan ikke bli tatt opp til behandling før det er endret/supplert. Materialet skal være 100 % entydig og lett lesbart. Skrift må være minimum 10 pkt.
Dokument merket med rød stjerne* er obligatoriske for alle saker, ellers etter avtale.

• Oversendelsesbrev
  Skal være tydelig merket ”Komplett planforslag”, være signert av forslagsstiller og ha komplett liste over alle vedlegg.
• Plankart
  Plankart i digital form i målestokk 1:1000, i tråd med kart- og planforskriften, kapittel 3 og i pdf/A3-versjon av plankartet.
• Planbestemmelser
  I henhold til mal og i samsvar med § 12-7 i plan- og bygningsloven. Det vises også til eksempelsamling for planbestemmelser i denne veilederen.
• Planbeskrivelse
  I henhold til mal.
• Oversiktskart
  Med inntegning av plangrense, målestokk og tydelig påsatte navn. Alle navn som benyttes i planbeskrivelsen skal være påført oversiktskartet.
• Overordnet ledningsplan
• Illustrasjoner
  Det vises til egen veileder for framstilling av illustrasjoner.
• Utredninger
  Større utredningsrapporter som er en del av beslutningsgrunnlaget skal alltid ha et kort sammendrag med konklusjoner og beskrivelse av hva disse betyr for planen, og eventuelle forslag til avbøtende tiltak.
  Det bør utarbeides en kort sammendragsrapport for større rapporter med konsekvensutredninger og risiko- og sårbarhetsanalyser.
• Kopi av varslingsannonse og varslingsbrev
  Annonse påført navn på avis og dato, kopi av brev med adresseliste.
• Kopi av alle innkomne innspill etter varslings- og samrådsprosess
  Også møtereferat fra samrådsmøter.

Supplering

Når komplett planforslag er mottatt, vil saksbehandler sjekke om materialet er levert etter lovens krav.

Dersom innkommet materiale ikke er tilstrekkelig, blir det sendt et tilbakemeldingsbrev om dette og bedt om supplering fra plankonsulenten.

Tidsfrist for behandling stopper etter at dette brevet er sendt. Når planmaterialet vurderes som komplett i samsvar med loven, kan planforslaget tas opp til behandling.

Saksbehandler vil også vurdere om planforslaget holder nødvendig planfaglig kvalitet.

Dersom planforslaget ikke kan anbefales godkjent lagt ut til offentlig ettersyn på grunn av for dårlig planfaglig kvalitet, kan det likevel behandles dersom planmaterialet er komplett.

Plankonsulent vil få beskjed om en eventuell anbefaling om avvisning før saken fremmes til behandling, og kommunen kan da tilby veiledning med sikte på å komme fram til en løsning som kan anbefales.

Plankonsulent har likevel rett til å få lagt fram sitt komplette forslag for behandling dersom det ikke er vesentlig i strid med overordnet plan. Dersom bygningsrådet avviser å legge planforslaget ut til offentlig ettersyn kan planforslaget legges fram for bystyret som kan avgjøre om saken likevel skal legges ut til offentlig ettersyn.

Behandling

Vedtak om høring og utleggelse til offentlig ettersyn

Når innsendt planforslag er komplett og konklusjonen er avklart, skriver byplankontorets saksbehandler et saksframlegg for behandling av saken fram til offentlig ettersyn. Det er forslagsstillers plan som skal beskrives, men i mange tilfeller må den innsendte planbeskrivelsen omarbeides noe, blant annet forkortes. Dersom det foreslås endringer av det innsendte planforslaget, tas det kontakt med plankonsulent for å komme fram til enighet om forslaget. Dersom det ikke oppnås enighet kan kommunen fremme et alternativt planforslag. Det betyr at plankonsulentens plan avvises. Før kommunen fremmer et alternativt forslag, skal plankonsulent ha anledning til å uttale seg om dette. Uttalelsen skal refereres i saksframlegget.

Kommunedirektøren vil legge planforslaget fram for politisk behandling i bygningsrådet når:

• planforslaget anbefales avvist
• planforslaget har store samfunnsmessige konsekvenser
• planforslaget er vesentlig i strid med overordnede planer og prinsipper
• det er stor allmenn interesse for saken

For øvrig behandles saken administrativt av byplansjefen med delegert myndighet.

Betale gebyr

Dersom ikke annet er avtalt, skal forslagsstiller betale behandlingsgebyr for behandling av private planforslag etter Trondheim kommunes gebyrreglement for saksbehandling etter plan- og bygningsloven.

I oppstartsmøte kan det avtales om andre enn tiltakshaver skal betale gebyret, eller om gebyrreglene skal fravikes helt eller delvis.

Det kan også søkes om reduksjon.

Gebyrkrav blir sendt ut etter første vedtak. Lenke til gebyrregulativet finnes i venstre kolonne.

Høring

Byplankontoret legger saken ut til offentlig ettersyn og sender den på høring.

Lovpålagt frist for merknad er minimum 6 uker.

Statsforvalteren og fylkeskommune skal alltid ha reguleringssaker til høring. Øvrige statlige og regionale myndigheter og interesseorganisasjoner får oversendt saken etter behov.

Innsigelse til planforslaget fra overordnet myndighet skal være sendt inn innen høringsfristen.

Kommunale enheter får vedtaket til orientering og kan melde tilbake til saksbehandler dersom de oppdager feil eller feilvurderinger.

Øvrige berørte parter får også tilsendt høringsbrev.

Vurdering av merknader

Etter at høringsfristen er utløpt, tar kommunen stiling til om innkomne merknader bør føre til endringer av planforslaget.

Plankonsulent gis normalt anledning til å kommentere merknadene og selv foreslå endringer av planen.

Dersom det foreligger innsigelse i samsvar med plan- og bygningslovens § 5-4, vil kommunen, i samarbeid med forslagsstiller, først forsøke å finne løsning på problemet i uformelle drøftinger med innsigelsesmyndigheten. Dersom dette ikke fører fram kan det avholdes foreløpig mekling hos fylkesmannen.

Dersom kommunen fremmer et planforslag som plankonsulent/forslagsstiller er uenig i, gis denne vanligvis anledning til å komme med merknad til kommunens forslag.

Dersom planen endres vesentlig som følge av merknader, må den legges ut til nytt offentlig ettersyn. Dersom endringene gjelder kun enkelte berørte parter, kan det være tilstrekkelig å gi disse partene anledning til å uttale seg om forslaget innen en frist.

Endring av plankart før sluttbehandling

Kommunen produserer plankartet for sluttbehandling. Plankonsulent må derfor sende inn eventuelle endrede filer før plankartet kan produseres.

Vedtak om godkjenning

Bygningsrådet behandler reguleringsforslaget på bakgrunn av kommunedirektørens innstilling og vedtar en innstilling til bystyret.

Kommunedirektørens innstilling er offentlig og kan ses på kommunens nettside.

Byutviklingskomiteen forhåndsbehandler saken og innstiller til bystyremøtet.

Dersom det foreligger innsigelse, og bystyret likevel vedtar planforslaget, må planen sendes til Miljøverndepartementet for endelig avgjørelse, eventuelt etter forutgående mekling hos Statsforvalteren.

Bystyret kan avise saken. Bystyret kan også vedta endringer. Dersom endringene er omfattende, må saken legges ut på nytt offentlig ettersyn.

Kunngjøring og klage

Kommunen kunngjør reguleringsvedtaket, varsler berørte parter om vedtaket og opplyser om klageadgang og klagefrist. Det sendes eksemplar av signert kart og bestemmelser til Statsforvalteren og fylkeskommunen.

Reguleringssaken arkiveres i kommunens reguleringsarkiv. Plankart og reguleringsbestemmelser arkiveres elektronisk i kommunens digitale planregister.

Alle reguleringsvedtak kan påklages. Klagefrist er 3 uker etter kunngjøring.

Eventuell klage på reguleringsvedtak forberedes administrativt i kommunen før den oversendes Statsforvalteren for endelig avgjørelse.