Vedtak om tildeling av tid i kommunale lokaler for perioden september 2024 - juni 2025

Utlånstjenesten har i henhold til Reglement for utlån av kommunale lokaler vedtatt fordeling av tid i kommunale lokaler for perioden 2. september 2024 - 20. juni 2025. 

Organisasjoner som har fått tildelt tid plikter å gjøre seg kjent med innholdet på denne siden: 

Organisasjonen finner oversikt over tildelt tid her:

Gå til https://utleie.trondheim.kommune.no/

• Logg inn med ID-porten
• Trykk på navnet til organisasjonen som du søkte på vegne av
• Trykk på lenken Fast lån 2024/2025 

(Hvis du ikke finner din organisasjon er du ikke knyttet til den i Aktørbasen.)

Du finner også tildelt tid i denne oversikten (Lenke kommer når den er klar)

Organisasjonen kan ha fått tildelt tid i andre lokaler og/eller på andre tidspunkter enn dere søkte om. 

Sjekk følgende

• Sjekk tildelte lokaler med tidspunkt, start- og sluttdato.
• Sjekk at kontaktinformasjon i bookingen deres er korrekt.
• Frigi tid som dere ikke trenger.

Forbehold

Ved behov kan det bli gjort justeringer av tildelt tid underveis i perioden. Når justeringer gjøres, blir oversikten i den digitale bookingløsningen justert. Dere vil bli kontaktet ved endringer som gjelder deres tildelte tid, fortrinnsvis via meldingstjenesten i løsningen. Dere kan velge å få varsel per e-post når det sendes melding.

Utlånsavtale og adgangskort/nøkler

Enheten som har daglig drift av lokalene har ansvar for at det blir skrevet utlånsavtale, samt foreta gjennomgang av branninstruks, reglement og regler, og utlån av adgangskort/nøkler. Dere blir kontaktet av enheten i forkant av oppstart av utlånsperioden. Låntaker har medansvar for å gjøre seg kjent med dokumentene. 

Betaling

Frivillige organisasjoner og aktører som får tildelt tid disponerer kommunale lokaler gratis. Andre aktører, som for eksempel aksjeselskap og enkeltpersonforetak, vil bli fakturert med utgangspunkt i betalingssatser i Reglement for utlån av kommunale lokaler. 

Enhetenes eget bruk av lokaler

Noen enheter skal benytte lokalet til eget bruk i deler av perioden og enkelte datoer. Dere vil få beskjed fra enheten hvilke datoer enheten skal benytte lokalet selv. Låntaker må også selv ta ansvar for å gjøre seg kjent med perioder der enheten skal benytte lokalene selv. 

Lokalet er i utgangspunktet ikke tilgjengelig på hellig- og høytidsdager og i skolenes ferier. Låntaker må avklare eventuelt bruk av lokalet på slike dager direkte med enheten som har lokalet. 

Tidligere oppstart

Låntakere som har behov for å få tildelt tid før 2. september må ta kontakt med enheten hvor de har fått tildelt tid for å avklare eventuelt tidligere startdato.

Bruk av lokalene

Organisasjonen plikter å benytte lokalene i henhold til Bruksreglementet, se fra side 8 i Reglement for utlån av kommunale lokaler. Brudd på reglementet kan medføre sanksjoner. 

Klage

Dersom organisasjonen vil klage på vedtaket, ber vi om at dere i første omgang tar kontakt med Utlånstjenesten på e-post. Utlånstjenesten kan eventuelt foreta justeringer av tildelt tid som kan medføre at en formell klage er unødvendig.

Organisasjonen har rett til å sende inn en formell klage. Klage rettes da til kommunens klagenemnd, men sendes først til Utlånstjenesten på e-post  

Klagefristen er 3 uker etter mottatt varsel om tildeling. 

Søknadsfrist for neste periode

Legg merke til at søknadsfrist for fast lån av lokaler for perioden september 2025 - juni 2026 er 1. april 2025. Det blir mulig å søke fra 1. mars 2025. Les mer om kriterier for fastlån på kommunens nettsider. 

Aktørbasen

Den digitale bookingløsningen er koblet til Aktørbasen, og e-postadresser hentes derfra. Det er viktig at organisasjonen holder Aktørbasen oppdatert - slett representanter som ikke lenger har en rolle i organisasjonen.

Les mer om Aktørbasen her

Tilbakemeldinger vedrørende tildelingen kan sendes til Utlånstjenestens postmottak  

Vedtaket er fattet av Utlånstjenesten i Trondheim kommune 18.06.2024