Innledning

Kommunens kommunikasjonsstrategi er det overordnede styringsverktøyet for all kommunikasjon i og fra Trondheim kommune. Den skal være et hjelpemiddel i kommunikasjonen internt og eksternt, og gjelder for alle ansatte. Strategien definerer prinsipper, målgrupper og mål.

Bakgrunn

Trondheim kommunes verdier er åpen, modig og kompetent. Dette skal gjenspeiles i vår kommunikasjonspraksis. Målene i kommunikasjonsstrategien bygger på målene i kommuneplanens samfunnsdel Trondheimsløftet og på kommunens arbeidsgiverpolitikk. 

Kommunikasjonsmålene og de tilknyttede aktivitetene viser hvordan vi, gjennom kommunikasjon, kan bidra til at vi når kommunens overordnede mål.

Kommunikasjonsstrategien er vedtatt av kommunedirektørens ledergruppe, 17. april 2023. 

Organisasjonsdirektøren har det overordnede ansvaret for strategien. Dokumentet skal revideres regelmessig, og minst hvert fjerde år.

Slik bruker du kommunikasjonsstrategien

Enheter, avdelinger og prosjekter i kommunen har ulike oppgaver og målgrupper, og bidrar på ulike måter til å oppfylle kommunens samfunnsoppdrag. Alle målene vil derfor ikke være like relevante for alle. 

I kommunikasjonsarbeidet må du selv definere egne kommunikasjonsmål og målgrupper med utgangspunkt i den overordnede strategien, og tilpasse kommunikasjonsaktiviteter etter dette.

Vi har felles prinsipper vi skal følge når vi kommuniserer på vegne av Trondheim kommune. Prinsippene gjelder uavhengig av fagområde, målgruppe eller hvilke mål vi skal bidra til å oppnå.

Dersom kommunikasjon skal være et godt verktøy, må vi legge til rette for det. Derfor fremhever strategien noen kritiske suksessfaktorer og tiltak som er viktige for å lykkes.

Prinsipper for vår kommunikasjon

Prinsippene er våre felles grunnregler for hvordan vi kommuniserer. Prinsippene bidrar til at vi fremstår og kommuniserer som én organisasjon.

Kommunikasjon er et lederansvar

Dette omfatter både intern og ekstern kommunikasjon, og koordinering med andre enheter og tjenester.

Kommunikasjonsoppgaver kan delegeres, men det er leders ansvar å sørge for at kommunikasjonstiltak blir utført.

Vi bruker vår felles grafiske profil

Vår grafiske profil er en viktig del av kommunens identitet, og skal benyttes av alle tjenester og enheter. 

Konsekvent bruk av profilen gjør det enkelt å gjenkjenne kommunen som avsender i all vår kommunikasjon. 

Det bidrar til troverdighet, og bygger opp under Trondheim kommune som en solid tjenesteyter og viktig samfunnsaktør.

Trondheim kommunes grafiske profil

Vi kommuniserer tydelig og tilgjengelig

Vi skal bruke et klart og forståelig språk tilpasset målgruppene våre, og i tråd med språkloven.

Vår kommunikasjon skal være universelt utformet. 

Vi er der innbyggerne er, og bruker alternativer til digitale kanaler der det er behov. 

Vi kommuniserer på flere språk når det er nødvendig.

• Språklova
• Hvordan jobbe med universell utforming? (UU-tilsynet)
• Trondheim kommunes språkprofil

Vi kommuniserer proaktivt og i riktig kanal

Informasjon fra kommunen skal være oppdatert og riktig. 

Vi skal være i forkant slik at informasjonen når riktig målgruppe til riktig tid og gjennom riktig kanal. 

Trondheim kommunes nettsider er vår digitale hovedkanal for å dele informasjon om kommunens tjenester. 

Kanalveileder for digitale plattformer (for ansatte).

Alle ansatte har ytringsfrihet

Trondheim kommune er en åpen organisasjon med god ytringskultur og takhøyde.

Som ansatt skal du være tydelig på når du uttaler deg som ansatt, på vegne av Trondheim kommune, og når du ytrer deg som privatperson. Ansatte må følge reglene for taushetsplikt, og våre etiske retningslinjer.

Ytringsfriheten er forankret i Grunnloven § 100.

• Ytringsfrihet i Trondheim kommune 
• Grunnloven § 100
• Etiske retningslinjer
• Rutine for varsling av kritikkverdige forhold (for ansatte)

Vi legger til rette for medvirkning, involvering og deltakelse

Innbyggerne i Trondheim skal involveres i utviklingen av våre tjenester, og gis mulighet til selv å ta opp saker de er opptatte av. 

Vi inviterer til dialog og medvirkning, og lytter aktivt og nysgjerrig når vi får innspill.  Vi informerer om politiske prosesser og utviklingsarbeid, og om muligheter til å bidra.

Vi kommuniserer åpent og i henhold til gjeldende lover

Vi praktiserer innsynsrett og meroffentlighet i tråd med offentlighetsloven. Deling av informasjon skal likevel aldri komme i konflikt med hensynet til folks personvern, verken når det gjelder innsyn i enkeltsaker eller i øvrig kommunikasjon.

• Offentleglova
• Lov om behandling av personopplysninger

Vi bruker media aktivt i ekstern kommunikasjon

Media er viktig for å synliggjøre Trondheim kommune som tjenesteleverandør og som en kunnskaps- og kompetanseorganisasjon. Vi kontakter media når vi har aktuelle saker, og svarer åpent og kompetent når media tar kontakt med oss. Den som er nærmest saken skal som hovedregel uttale seg til media på vegne av kommunen. 

Rutine for mediekontakt (for ansatte).

Vi legger til rette for god internkommunikasjon

Vi har en åpen delingskultur hvor både ledere og ansatte bidrar til god intern informasjonsflyt. Ansatte skal ha mulighet til å tilegne seg relevant kunnskap og kompetanse, for å løse oppgavene sine på en effektiv og god måte. 

Ansatte har medansvar for å innhente og etterspørre nødvendig informasjon. Informasjon som angår kommunen som arbeidsplass, eller endringer i kommunens tjenester, skal gjøres kjent internt i organisasjonen før det kommuniseres eksternt.

Vi har gode rutiner for kommunikasjon i kriser

Hvem som kommuniserer på vegne av Trondheim kommune i en krisesituasjon, avhenger av krisens art. I utgangspunktet ligger ansvaret der arbeidet foregår til daglig. Ved større beredskapshendelser eller kriser, settes krisestab. Da gjelder egne rutiner for kommunikasjon, beskrevet i plan for krisekommunikasjon.

Målgrupper

En målgruppe er en definert gruppe mennesker du ønsker å nå ut til når du kommuniserer. Våre målgrupper kan være både lokale, nasjonale og internasjonale. 

Trondheim kommune har ulike roller; som tjenesteyter, myndighetsutøver, lokaldemokratisk arena og samfunnsutvikler. Målgruppen, og hvordan vi kommuniserer, vil variere etter hvilke roller vi utøver. 

Sentrale målgrupper

• Innbyggere og tjenestemottakere
• Ansatte i Trondheim kommune
• Politikere, lovgivere og premissleverandører
• Kunnskaps-, forsknings- og innovasjonsmiljø
• Nærings- og arbeidsliv
• Frivillig sektor
• Media

Særlig aktuelle målgrupper

Trondheimsløftet peker på noen utfordringer som gjør at vi bør være ekstra oppmerksomme på følgende målgrupper i årene fremover:

• Innbyggere som står i fare for utenforskap
• Potensielle arbeidstakere
• Eldre innbyggere som har økt behov for kommunale tjenester 
• Innbyggere som har utfordringer med digitale verktøy
• Innbyggere som ikke har norsk som førstespråk
• Ansatte som skal jobbe tverrfaglig

Kommunikasjonsmål

Kommunikasjonsmålene skal bidra til at vi når kommunens overordnede mål. Under hvert mål beskrives kommunikasjonsaktiviteter som kan gjennomføres for å nå det enkelte mål.

Klimavalg, bærekraft og sirkulære løsninger

Gjennom kommunikasjon bidrar vi til at alle i Trondheim tar gode klimavalg og velger bærekraftige og sirkulære løsninger.

Derfor skal vi: 

• Dele informasjon om hvordan kommunen jobber med bærekraftige og sirkulære løsninger.
• Informere om og motivere til utvikling og økt bruk av bærekraftige løsninger, som for eksempel ombruks- og deleløsninger, både internt i kommunen og blant innbyggerne.
• Bidra til at egne ansatte har god kunnskap og er motiverte til å videreutvikle Trondheim kommune som en bærekraftig organisasjon. For eksempel når det kommer til løsninger for ombruk, redusert forbruk og miljøvennlig transport.
• Formidle kunnskap om naturen i Trondheim, synliggjøre de umistelige verdiene og hva som må til for å ta vare på arts- og naturmangfoldet.

Innbyggerinvolvering

Gjennom kommunikasjon oppfordrer og inviterer vi til deltakelse, medvirkning og samarbeid. Vi gir god informasjon om tjenester, rettigheter og politiske beslutninger.

Derfor skal vi:

• Jobbe systematisk med åpenhet, medvirkning og innsiktsarbeid.
• Informere om muligheter og tjenester som fremmer god folkehelse og livskvalitet.
• Gi god informasjon om alternativer til digitale informasjonstjenester.
• Motivere til aktiv deltagelse og involvering av innbyggere i samfunns- og tjenesteutvikling og i frivillig arbeid.
• Bidra til forventningsavklaring mellom innbyggere, kommuneansatte og andre parter som tar del i samarbeids- og medvirkningsprosesser.
• Gi informasjon om muligheter for deltakelse og medvirkning i utviklingen av kommunen, for alle byens innbyggere.

Samarbeid med andre

Gjennom kommunikasjon skal vi synliggjøre nødvendigheten av samarbeid mellom kommunen og øvrige samfunnsaktører, og skape forståelse for endring.

Derfor skal vi:

• Synliggjøre og dele erfaringer fra forskningssamarbeid mellom Universitetskommunen Trondheim og forskningsmiljø i inn- og utland.
• Bidra til å synliggjøre betydningen kunnskaps- og teknologimiljøene har for utviklingen av byen vår.
• Synliggjøre verdien av kunnskaps- og teknologibyen Trondheim, nasjonalt og internasjonalt.
• Informere om utfordringene vi som samfunn står overfor, og hvordan disse vil endre måten kommunen utøver sitt samfunnsoppdrag på.
• Forklare og invitere til dialog rundt hvilken rolle innbyggerne har i velferdssamfunnet.

Tiltrekke og beholde medarbeidere

Gjennom kommunikasjon bidrar vi til å tiltrekke og beholde relevant kompetanse og arbeidskraft, og synliggjør Trondheim kommune som en attraktiv arbeidsgiver.

Derfor skal vi:

• Gjennomføre målrettet, strategisk kommunikasjonsarbeid for å rekruttere, utvikle og beholde kompetente medarbeidere og ledere. 
• Sørge for at ansatte har nødvendige verktøy, kompetanse og ressurser for å ivareta god kommunikasjon.
• Vise frem Trondheim kommune som en profesjonell arbeidsplass med spennende og meningsfulle karrieremuligheter.

Kommunikasjon internt

Gjennom internkommunikasjon skal vi bidra til at ansatte finner og deler nødvendig kunnskap, lærer av hverandre og utfordrer eksisterende praksis.

Derfor skal vi:

• Sikre at ansatte blir involvert og får medvirke i endringsprosesser gjennom god lederkommunikasjon. 
• Jobbe målrettet for en åpen og trygg ytringskultur i alle kommunens enheter.
• Bidra til å skape en sterk lærings- og tillitsbasert kultur i organisasjonen.
• Utvikle og vedlikeholde gode, digitale løsninger for internkommunikasjon og informasjonsdeling. 
• Bidra til at ansatte vet hvor de finner informasjonen de trenger for å løse arbeidsoppgavene sine.
• Bidra til at ansatte opplever hverandre som kolleger, også på tvers i organisasjonen, for eksempel gjennom å bygge stolthet og dele de gode historiene.