Rapporten i pdf

Trondheim kommune besluttet i 2005 å anskaffe en ny, helhetlig løsning for lønn, personal, regnskap, økonomistyring, fakturering og innkjøp. Trondheim kommune valgte å anskaffe løsningen ERV fra EDB Business Partner Norge AS sommeren 2007. Da løsningen skulle innføres i kommunen oppsto forsinkelser og en rekke problemer.

Hovedproblemstillingen for forvaltningsrevisjonen har vært å undersøke årsakene til at kommunen ikke lyktes med anskaffelse og innføring av en samlet løsning for økonomi, regnskap, lønn og personal.

Undersøkelsen har vist at forberedelsen ikke var tilstrekkelig til at kommunen lyktes med anskaffelsen. Det ble ikke gjennomført en tilstrekkelig utredning av markedet, tilbydere, tekniske løsninger og programvare. Det burde vært lagt frem enkeltsak til bystyret på grunn av investeringens størrelse og betydning for organisasjonen. Det ble ikke utarbeidet en fullstendig anskaffelsesprotokoll.

Det oppsto en rekke problemer ved implementering av løsningen på grunn av manglende ferdigstilling og kvalitet på løsningen hos leverandør. Det var ikke tilstrekkelig dokumentert at løsningen var ferdig utviklet i tråd med kommunens kravspesifikasjon da kontrakten ble inngått. Da problemene oppsto satte rådmannen inn tiltak, brukte kontrakten som styringsverktøy, gjennomførte akseptansetester og benyttet juridisk bistand for å ivareta kommunens interesser.

Dokumentasjonen i prosjektene har vært utilstrekkelig. Arkiveringen er mangelfull og ikke i samsvar med arkivloven. Problemer som oppsto i prosjektet burde vært rapportert til politisk nivå.

Trondheim kommune har ikke fått et helhetlig system for ressurs- og virksomhetsstyring, slik intensjonen var ved utlysning og kontraktsinngåelse. Dagens løsning er vesentlig redusert i omfang i forhold til den opprinnelige avtalen som ble inngått med EDB.

Ved spørsmål om rapporten ta kontakt med prosjektleder Kathrine Moen Bratteng på telefon 91 54 15 45 eller e-post .