Rapporten i pdf

Trondheim kommunerevisjon har i denne regnskapsrevisjonen undersøkt om brukernes økonomiske midler og øvrige verdigjenstander blir håndtert på en betryggende måte ved helse- og velferdssenter, helsehus, bo- og aktivitetstilbud og botiltak. I rapporten konkluderer vi med følgende:

Kommunens felles rutiner i Kvaliteket er overordnede og beskriver ikke hvordan de økonomiske midlene til brukere skal håndteres i praksis. Revisjonen anbefaler at det utarbeides felles rutiner som beskriver hvem som skal ha tilgang til midlene, oppbevaring av midlene, utforming av regnskap og krav til dokumentasjon.

Avtale mellom verge og kommunen var ikke på plass for flere brukere. Revisjonen anbefaler at rådmannen vurderer om det også skal inngås skriftlige avtaler om disponering av brukers midler for brukere som ikke har verge. Vi understreker at det skal være skriftlige avtaler for alle brukere som har verge.

Kommunen har ikke retningslinjer for tilbakebetaling av midler. Revisjonen anbefaler at det etableres en rutine som beskriver hvordan økonomiske midler som oppbevares ved enhetene i form av innskudd på felles bankkonto, kontanter og bankkort skal håndteres dersom brukeren flytter fra enheten eller ved dødsfall. Rutinen bør inneholde krav om at enhetene skal be om skifteattest ved dødsfall for å sikre at midlene leveres til rette vedkommende.

Flere HV-senter/ helsehus med felles bankkonto oppbevarer også større kontantbeholdning for brukerne. Revisjonen ser det som en risiko at det oppbevares større kontantbeløp som flere ansatte har tilgang til. Vi anbefaler at kontantbeholdningen holdes på et så lavt nivå som mulig og at tilgangen til kontantene begrenses.

Det er varierende kvalitet på regnskapene som føres for felles bankkonto ved HV-senter/ helsehus. Det er samme person som disponerer bankkontoen og fører regnskap uten at andre har innsyn/ kontroll. Vi anbefaler felles mal/ opplegg for regnskapsføring ved enheter som har felles bankkonto for brukernes midler. Det er viktig at regnskap avstemmes mot kontoutskrift og at det er mulig å finne sammenheng mellom felles bankkonto og den enkelte brukers regnskap.

Bankkontoer for felles mat ved BOA dokumenteres ikke med tilfredsstillende regnskap som avstemmes mot kontoutskrift. Revisjonen anbefaler at det utarbeides mal for regnskapsføring og at regnskapet avstemmes mot kontoutskrift jevnlig.

Det er en økt risiko for misbruk når så mange ansatte har tilgang til brukernes bankkort og kontanter. Revisjonen ser at det imidlertid kan være utfordrende å få til en løsning for håndtering av bankkort og kontanter som er mest mulig sikker og samtidig er praktisk gjennomførbar for enhetene i hverdagen. Vi anbefaler imidlertid at det for alle brukerne etableres konti med bankkort der det settes inn et begrenset beløp som skal brukes som lommepenger av brukerne. Det bør ikke oppbevares bankkort i boligene til bankkontoer der hele trygden til brukerne er tilgjengelig. Det bør også settes begrensninger for hvor store kontantbeløp som skal oppbevares for den enkelte bruker.

Det er forskjellig kvalitet på de regnskapsskjemaene som benyttes til føring av regnskap for bruk av bankkort og kontanter. For å sikre best mulig kvalitet på disse regnskapene anbefaler revisjonen at det etableres et standardskjema for regnskapsføring som skal benyttes av alle enhetene. Alle transaksjoner i regnskapet, både ved bruk av kort og kontanter, signeres av den ansatte som har bistått brukeren. Saldo for kontantbeholdningen må beregnes og føres løpende i regnskapet og saldo må avstemmes mot den fysiske kontantbeholdningen. Enhetene bør etablere kontroll/ innsyn med kontantbeholdningen og regnskapene. Kontrollen bør gjennomføres av en annen person enn de som håndterer kontantene og fører regnskapet. En slik kontroll vil både ha en preventiv effekt og en eventuell avdekkende effekt ved feil eller mangler ved kontantbeholdning og regnskap.

Prosjektleder er Anne-Margit Eide Schjølberg og kan nås på telefon 91 67 24 98 eller e-post