Rapporten i pdf

Trondheim kommunerevisjon har i denne rapporten undersøkt om fakturakontrollen i Trondheim kommune utføres på en tilfredsstillende måte.

Konklusjon:

Fakturakontrollen utføres i hovedsak tilfredsstillende i Trondheim kommune, men den dokumenteres ikke i tilstrekkelig grad.

• Attestantene og anviserne forsikrer seg i stor grad om at faktura stemmer med det som er avtalt og levert.
• De fleste attestantene og anviserne kontrollerer at det ligger en godkjent bestilling til grunn for fakturaen. Stikkprøvekontrollene viser at i de tilfellene bestillingsgrunnlag mangler er årsaken at bestillingsprosedyrene ikke er fulgt.
• De fleste attestantene og anviserne kontrollerer at fakturaprisen er i samsvar med avtalt pris i henhold til bestilling. Stikkprøvene viser at vi har funnet få avvik i pris mellom bestilling og faktura. Det er imidlertid eksempler hvor prisen ikke er mulig å etterprøve.
• De fleste attestantene og anviserne kontrollerer at fakturaen er i samsvar med leveransen. Stikkprøvekontrollene viste imidlertid at det ofte ikke finnes spor etter kontrollene som attestanten og mottaker av varer og tjenester gjør. Dette fører til at anviser ikke får informasjon om de vurderinger attestanten har gjort.
• Doble fakturaer stoppes i hovedsak i den interne kontrollen, men en faktura er blitt betalt ut dobbelt.
• Skanningssystemet har tolket feltet for fakturanummer feil.
• I underkant av halvparten av anviserne kontrollerer hver gang at kjøpet er foretatt i henhold til innkjøpsregelverket, mens en femtedel kontrollerer dette sjelden eller aldri.

Attestant og anviser sikrer ikke i tilstrekkelig grad at nødvendig dokumentasjon er til stede før de godkjenner fakturaer.

• Det er ikke overensstemmelse mellom hva attestantene i spørreundersøkelsen sier de legger ved bilagene eller henviser til, og hvilken dokumentasjon stikkprøvekontrollen viser er vedlagt eller henvist til. Det mangler ofte henvisninger mellom regnskap og underdokumentasjon.
• Dokumentasjon av fakturakontrollen synliggjøres i for liten grad i regnskapet.
• Anskaffelsesprotokoller mangler.

Ved spørsmål om rapporten ta kontakt med Mona Kristensen på telefon 95 26 33 75 eller e-post