Rapporten i pdf

I denne rapporten oppsummerer vi vår regnskapsrevisjon av reiseregninger.

Rapporten viser at det er etablert tilfredsstillende rutiner for behandling av reiseutgifter. Statens reiseregulativ, som er integrert i reiseregningssystemet, bygger på kravene i bokføringsforskriften og skattebetalingsforskriften. Kommunens rutiner for reiseregninger er lett tilgengelige i reiseregningssystemet og i Kvaliteket. Noen svakheter er imidlertid avdekket:

• Kravet i statens reiseregulativ om at ansatte som dekker utgifter for andre skal oppgi hvem de har dekket utgifter for, er ikke omtalt i kommunens rutiner for reiseregning.
• I følge rutinen har de ansatte krav på administrativ forpleining dersom alle tre måltider er dekket innenfor kostdøgnet. Trekkfritak for administrativ forpleining ble avviklet fra 1. januar 2016. Kommunens veiledning må korrigeres på dette punktet.
• Reiseutgiftene er i hovedsak gyldige, korrekte og tilfredsstillende dokumentert. Reiseregningssystemet tvinger den reisende til å opplyse om formål med reisen, hovedreisemål og reisetid, noe som reduserer risiko for feil. De fleste av de kontrollerte reiseregningene hadde vedlagt kvitteringer som dokumenterte utlegg som var refundert. Følgende avvik er avdekket:
• Tre avvik når det gjelder navn og adresse på hotellet.
• Mangler når det gjelder dokumentasjon av flyreise, type arrangement og program for arrangementet. En reiseregning hadde utgifter som kun var dokumentert med kontoutskrift for kredittkortet, for noen få andre var det mangelfull dokumentasjon. Undersøkelsen viser eksempler på at ansatte som skal ha refundert flybilletter ikke dokumenterer reisen med boardingkort, reisebeskrivelse eller kredittkortkvittering utstedt av reisebyrået.
• Mange av de kontrollerte reiseregningene er ikke etterprøvbare med hensyn til måltidstrekk. Siden hotellregningen ikke er betalt av den reisende og dermed ikke vedlagt reiseregningen, er det vanskelig å få bekreftet om frokost er inkludert i hotellprisen. Undersøkelsen viser reiseregninger der måltidstrekk ikke er i henhold til i vedlagt dokumentasjon.
• Arbeidstaker har krevd refusjon for reiseutgifter som gjelder andre enn seg selv uten å påføre navnet på personene vedkommende har dekket reiseutgifter for. Det er relativt få ansatte som benytter kommunens kredittkortavtale slik det er forventet i kommunens retningslinjer for tjenestereiser. Kun fire av ni kontrollerte kredittkortbrukere har betalt fly og hotell med kortet. Intensjonen med kredittkortet oppnås ikke dersom ikke alle reiseutgiftene betales med kortet og samlede reiseutgiftene refunderes på grunnlag reiseregningen.

Kontroll av fakturaer som ikke inngår som en del av en reiseregning, viser en del manglende informasjon om deltaker og/eller anledning. Den som attesterer reiseregninger og fakturaer har ansvar for å kontrollere at pliktig informasjon er påført.

Det skrives ikke reiseregninger på reiser der alle utgifter er dekket av arbeidsgiver, for eksempel et personalseminar der arbeidsgiver dekker reise, opphold og mat. Dette innebærer at antall reisedøgn i reiseregningssystemet ikke vil være fullstendig. Det går ikke fram av kommunens rutiner for reiseregninger om det skal skrives reiseregninger i slike tilfeller.

Reiseregningssystemet beregner riktige beløp på grunnlag av de faste satsene som ligger i systemet og de data som registreres i reiseregningen. De faste satsene er riktige i henhold til statens satser. Systemet håndterer kravet i statens reiseregulativ om at overnattinger som koster mer enn maksimumssatsen skal forklares.

Reiseregningssystemet sikrer at innberetningspliktige ytelser blir innberettet. Den automatiske overføringen av data fra reiseregningssystemet til lønnssystemet for utbetaling og videre til regnskapet, fungerer.

Under forutsetning av at ansatte velger riktig utgiftstype ved utfylling av reiseregning i reiseregningssystemet, vil systemet sikre riktig merverdiavgiftsbehandling. Reiseregningssystemet stopper forsøk på å legge inn kredittkorttransaksjoner som er refundert tidligere. Den innebygde kontrollen fungerer. Det er en svakhet at reiseregningssystemet gir mulighet for å registrere hotellopphold under utlegg hvor det ikke kreves dokumentasjon av navn og adresse på overnattingssted.

Det er 82 doble fullmakter i systemet og to tilfeller hvor samme person har attestert og anvist. Dette er i strid med kommunens reglement for attestasjon og anvisning. Det er ikke etablert sperre i systemet for å unngå slike tilfeller.

Ved spørsmål om rapporten ta kontakt med Anne-Margit Eide Schjølberg på telefon 91 67 24 98 eller e-post