Trondheim kommunerevisjon har i denne forvaltningsrevisjonen og eierskapskontrollen undersøkt Ski-VM Trondheim 2025 AS.

Vi har hatt disse problemstillingene:

1. Hvilke forhold kan forklare den økonomiske situasjonen i selskapet?
2. Har Trondheim kommune utøvd sine eierinteresser i Ski-VM Trondheim 2025 AS i samsvar med politiske vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og anbefalte prinsipper for god eierstyring?

Last ned rapporten her

Pressemelding

Invitasjon til pressekonferanse om rapporten

Konklusjon for forvaltningsrevisjon

I 2025 ble Ski-VM arrangert i Trondheim. Mesterskapet ble en sportslig suksess og en folkefest, til tross for dårlig vær. Arrangementet markerte seg med et tydelig bærekraftsfokus og som det første mesterskapet med integrerte paraøvelser, og like distanser og pengepremier for kvinner og menn. 

Fram til slutten av januar 2025 var prognosen at VM skulle gå med et overskudd på rundt 20 millioner kroner. På styremøtet 28. januar ble overskuddet tatt ned til 15 millioner. Arrangementet endte med 43,86 millioner i underskudd. 

Det er flere forhold som kan forklare underskuddet i VM-selskapet.

VM-selskapet hadde sviktende inntekter på billettsalg, VIP og mat og drikke. Det dårlige været hadde innvirkning på noe av dette, men selskapet bommet på VIP-strategien. 

Det var også kostnadsoverskridelser på flere områder. De største overskridelsene var på områdene Arena Granåsen, hospitality, transport og sikkerhet. Årsakene til disse overskridelsene er sammensatt. På området Arena Granåsen var det større utgifter enn forventet på flere områder. På hospitality ble det blant annet økte utgifter på grunn av manglende avbestillinger av hotellrom som førte til at selskapet betalte for ubrukte rom. Videre ble det ekstra utgifter på sikkerhetsområdet blant annet som følge av pålegg fra myndighetene om ekstra vakthold tett opp mot mesterskapet. Transportkostnadene oversteg prognosen blant annet på grunn av uforutsette ekstrautgifter til trafikkavvikling og skilting. 

Mange av de som hadde ansvar for den sportslige delen av arrangementet hadde god erfaring med å arrangere større mesterskap. Selskapet sett under ett manglet imidlertid tilstrekkelig kompetanse på å lede store og komplekse sportsarrangementer eller store prosjekter. Selskapet manglet også spesifikk innkjøps- og forhandlingskompetanse. Økonomifunksjonen i selskapet var underbemannet, noe som gjorde det utfordrende å gå dypt nok ned i detaljene i økonomioppfølgingen. Dette svekket internkontrollen. Enkelte medarbeidere hadde for mange oppgaver og flaskehalser oppstod i beslutningsprosesser.

Bytte av flere sentrale personer i organisasjonen førte også til at selskapet manglet kontinuitet gjennom hele prosessen. På flere områder førte dette til at selskapet kom sent i gang, og det oppstod tidspress på enkelte områder. 

Økonomistyringen i Ski-VM 2025 sviktet på grunn av en kombinasjon av mangelfulle styringsverktøy, kapasitetsproblemer, for lite detaljert økonomioppfølging og rapportering. Den samlede kostnadsoverskridelsen ble aldri avdekket og rapportert før mesterskapet var over. Dette førte til at verken selskapet, styret eller eierne hadde den reelle oversikten som var nødvendig for å fange opp at mesterskapet gikk med underskudd.

Regnskapssystemet var satt opp på en måte som gjorde det vanskelig å drive reell løpende kostnadskontroll, og de klarte aldri å fange opp de største kostnadsavvikene underveis. De styrte etter prognoser som var for overordnet, noe som førte til utfordringer med å utarbeide avviksanalyser. Selskapet hadde ikke etablert et felles styringsverktøy for de ulike seksjonslederne til økonomioppfølging. VM-selskapet hadde et opplegg for regelmessig økonomioppfølging, men oppfølgingen ble for overordnet. Den gikk ikke langt nok ned i detaljene. 

Prognosene som ble presentert for styret og eierne var også på overordnet nivå. Det ble rapportert om et overskudd på rundt 20 millioner kroner helt frem til januar 2025, da ble det tatt ned til 15 millioner. Selv om styret fikk presentert økonomi på alle styremøter, ble det ikke stilt tilstrekkelig kritiske spørsmål til å fange opp den reelle økonomiske situasjonen i selskapet. 

Avtaleverket mellom Trondheim kommune og VM-selskapet var for utydelig til å avklare ansvarsforholdene i tilstrekkelig grad. Dette bidro til samarbeidsproblemer og tidsnød, som svekket blant annet muligheten til kostnadseffektive innkjøp. 

Kommunen og VM-selskapet bestemte at selskapet skulle gjøre innkjøp av mange av provisoriene som var kommunens ansvar, og fikk tilskudd fra kommunen. Denne ordningen ble aldri skriftliggjort, og det var ingen avtalte beløpsgrenser eller godkjenningsrutiner for disse innkjøpene. Dette medførte at kommunen fikk begrenset kostnadskontroll på et område der de selv bar den økonomiske risikoen.

Skianlegget i Granåsen skulle i utgangspunktet ha World Cup-standard, og oppgraderes til VM-standard med provisoriske løsninger. Sentrale aktører mener at anlegget ikke hadde World Cup-standard i utgangspunktet, blant annet manglet det smøreboder for langrenn og kommentatorbokser. Dette førte til et økt behov for provisorier for å få anlegget opp til VM-standard, noe som økte kostnadene.

Kommunens bevilgning til provisorier på 51,2 millioner kroner var basert på et overslag fra 2019. Mange mente at disse bevilgningene var for lave, og i selskapet var det en økende bekymring for om kommunen kom til å leve opp til sine forpliktelser. Bevilgningene ble prisjustert ved en ekstrabevilgning på 20 millioner 20. februar 2025.

Konklusjon for eierskapskontroll

Eierskapskontrollen viser at kommunen på noen områder ikke har fulgt anbefalinger for god eierstyring:

• Trondheim kommune utarbeidet ikke en eierstrategi for eierskapet i VM-selskapet sammen med de andre eierne for å tydeliggjøre mål og økonomiske forventninger.
• Bruk av valgkomité ble ikke vedtektsfestet, og eierne etablerte ikke formelle retningslinjer for komiteens arbeid.
• Bystyret fikk ikke en årlig rapport om selskapets økonomi. 
• Ingen klarer å fremskaffe protokoll fra den ordinære generalforsamlingen i selskapet i 2023.

Last ned rapporten her