Rapporten i pdf

I denne rapporten oppsummerer Trondheim kommunerevisjon arbeidet med forvaltningsrevisjonen ”Trondheim eiendom og offentlige anskaffelser". Konklusjon:

Etter revisjonens mening har denne undersøkelsen avdekket en rekke svakheter ved gjennomføringen av anskaffelser ved vedlikeholdet av kommunens bygninger. Totalt har revisjonen sett på 9 anskaffelser med en verdi over 500.000,- som er grensen for når en anskaffelse skal kunngjøres i DOFFIN-databasen. Revisjonens undersøkelse viser at 5 anskaffelser er kunngjort i henhold til forskriftens krav. Når det gjelder gjennomføringen av disse 5 anskaffelser som har vært kunngjort, er det etter revisjonens mening mangler i dokumentasjon av de vurderinger som gjøres og etterlevelse av de rutiner som gjelder for underskriving av avtaler.

Revisjonen mener at det er betenkelig at så mange som 4 av 9 anskaffelser over 500.000,- kroner ikke har vært ut på anbud i henhold til regelverket. Trondheim eiendom bør sørge for at alle anskaffelser over grensen bør legges ut på anbud.

Etter revisjonens mening er det uheldig at Trondheim kommune har gjennomført betydelige anskaffelser via rammeavtaler som prinsipielt ikke er gyldige.

Etter revisjonens mening må Trondheim eiendom forholde seg til rammeavtalene slik de foreligger. Dette betyr at man ikke skal gjennomføre tilbudsinnhenting eller benytte seg av firma utenfor rammeavtalene.

Revisjonen mener at Trondheim eiendom i forbindelse med arbeidet med nye rammeavtaler tar tak i de svakheter som er avdekket ved gjeldende avtaler, blant annet i forhold til problemet med at firma ikke stiller opp etter avtalene og at det ikke foreligger bestemmelser om sluttføring av oppdrag. Videre bør det etter revisjonens mening innføres et system for å dokumentere at firmaene på rammeavtalene kontaktes i den rekkefølge som rammeavtalene tilsier.

Videre har revisjonens undersøkelse avdekket svakheter i kommunens internkontroll i forhold til rammeavtalene. Revisjonens undersøkelse har særlig hatt fokus på bruken av rammeavtaler i forhold til malertjenester. Undersøkelsen har avdekket manglende dokumentasjon av endringer i forhold til opprinnelig arbeidsordre, manglende kjennskap til vilkårene i rammeavtalene med de følger dette får for kontrollen av fakturaer. Revisjonen ser alvorlig på de avdekte svakheter og vil følge dette opp i den løpende regnskapsrevisjon.

Revisjonen merker seg at rådmannen synes rapporten gir verdifulle innspill til arbeidet med å forbedre oppfølging og utvikling av gode rutiner og kontrollhandlinger. Vi er tilfreds med at de svakheter som rapporten påviser tas tak i, og at området vil få økt lederfokus og interne revisjoner.

Trondheim eiendoms hjemmeside